FR DE EN

Deelnemingsreglement REVA 2017

Dit is het reglement van REVA2017,
nieuwe informatie is beschikbaar in het voorjaar van 2018.

REVA2019: 25, 26, 27 april

1. DEELNAME.

De directie van REVA behoudt zich het recht voor inschrijvingen of tentoongestelde waren te weigeren, indien deze niet voldoen aan de voorwaarden tot deelneming of wanneer de diensten of de tentoongestelde waren niet in overeenstemming zijn met de geest van de beurs.
Indien de middag voor de opening, de standplaatsen niet daadwerkelijk bezet worden door de exposant met de producten waarvoor de toelating werd gevraagd, kunnen deze standplaatsen toegewezen worden aan een andere exposant, zonder dat de betrokken deelnemer enig recht op schadevergoeding kan doen gelden noch zich onttrekken aan de gecontracteerde financiële verplichtingen.

2. HUURPRIJS.

De huurprijs moet betaald worden ten laatste 30 dagen na ontvangst van de factuur. Vanaf 18 april 2017 mag de organisatie over de standplaatsen, waarvan de volledige betaling niet is geschied, beschikken. De standhuur blijft niettemin verschuldigd.

Een exposant die voor de eerste maal deelneemt en inschrijft voor 1 januari 2017, betaalt meteen 50% van de huurprijs. Wie inschrijft na 1 januari 2017 ontvangt onmiddellijk de totale factuur.

Opties op een standplaats blijven één maand geldig in de periode vóór 1 januari 2017 en één week in de periode na 1 januari 2017 en dit tot 24 maart 2017. Tenzij anders bepaald door het REVA secretariaat. Wie later inschrijft, kan nog deelnemen als er nog plaats is, maar betaalt wel 15% meer op de inschrijvingsprijs, dit om alle wijzigingskosten te dekken.

Bij annulering van een gereserveerde stand voor 1 januari 2017 zal 10% van de huurprijs als annuleringskost worden aangerekend. Bij annulering na 1 januari 2017, om gelijk welke reden, is de deelnemer gehouden de volledige huurprijs te betalen, vermeerderd met de kosten voor aankleden van de lege standruimte en de vergoedingen voor de reeds gepresteerde diensten, zelfs al zijn ze nog niet in rekening gebracht.
Daartegenover kan geen enkele schadeloosstelling aangerekend worden aan de directie. Bij niet betaling zal een nalatigheidsintrest van 10 % zonder ingebrekestelling van rechtswege worden aangerekend, 30 dagen na de facturatiedatum. Bij niet betaling van het verschuldigde bedrag zal dit na aanmaning per aangetekend schrijven, na 15 dagen van rechtswege verhoogd worden met 20 % buiten eventuele gerechtskosten en intresten.

De vermelde huurprijzen kunnen worden verhoogd wanneer zich een prijsverhoging zou opdringen, voortvloeiende uit nieuwe voorwaarden toegepast voor het ganse land. Indien deze aanpassing evenwel een prijsverhoging van meer dan 15 % zou inhouden, kunnen de deelnemers hun deelneming opzeggen per aangetekend schrijven, binnen 14 dagen na mededeling van de aangepaste prijzen.

3. PLAN VAN DE STANDPLAATSEN.

De directie van REVA behoudt zich het recht voor om de gewenste standplaats of plan te wijzigen. Bij de inschrijving gebeurt een voorlopige standtoewijzing. Elke verandering om organisatorische redenen is mogelijk. Er zal contact opgenomen worden met de huurder om zo veel als mogelijk aan zijn wensen te voldoen.

4. EIGEN STANDBOUW.

De exposanten die een eigen standbouw verzorgen zullen zich houden aan de geldende reglementen en voorschriften. De gehuurde oppervlakte dient volledig te worden benomen. De wanden van de stand dienen 2,5 m hoog te zijn en niet hoger of lager. Doorzichtige opbouwprofielen op de hoeken van de stand vormen hierop een uitzondering, maar tussen de profielen mogen de wanden zelf niet hoger zijn dan 2,5 meter. Vanaf 1 meter afstand van wand met de buur kan men hoger bouwen als de constructie of de reclame voor hem niet hinderend is.
Wie hoger wil bouwen dient dit aan te vagen bij REVA en de goedkeuring te hebben van de rechtstreekse buren.
De wanden dienen de volledige oppervlakte, gemeenschappelijk met de naburige stand(en) en de muren van de hal te bedekken.
Indien de standbouw niet voldoet aan de gestelde voorwaarden, behoudt de directie van REVA zich het recht voor een standaardmodule te laten opbouwen op kosten van de deelnemer.
De deelnemers worden verzocht de juistheid van de afmetingen van de standplaatsen na te gaan alvorens hun standbouw aan te vangen. De directie van REVA kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor kleine verschillen die er zouden kunnen bestaan tussen de aangeduide afmetingen en de werkelijke afmetingen der standplaats.

5. ONDERVERHURING.

Onderverhuring of afstand van een standplaats, geheel of gedeeltelijk, onder welke vorm ook, zelfs ten kosteloze titel, wordt de deelnemers uitdrukkelijk verboden. Exposanten die samen een standplaats willen huren moeten dat melden aan het secretariaat. Zij dienen zich apart in te schrijven als exposant en worden apart gefactureerd. In de andere gevallen kan men pas als aparte exposant vermeld worden op de website en op de beurs, en promotiemateriaal ontvangen, als de bijkomende exposant het dossierkost betaalt.

6. OPBOUW VAN DE STANDEN.

Zware transportmiddelen worden binnen de beurshallen niet toegelaten. Tijdens de opbouw is er geen toegangscontrole voorzien. Er is wel permanente bewaking aanwezig. De exposant dient zelf de bewaking van zijn materiaal te voorzien tijdens de opbouw. 's Nachts is bewaking voorzien.
Het meubilair en de aansluiting van de verlichtingsarmaturen die bij Artexis gehuurd werden, zullen ten laatste op 19 april 2017 te 10.00 uur op de stand geleverd/uitgevoerd zijn. Tijdens de opbouw en afbraak is het verboden materialen in de gangen te laten staan, zodat een vrije doorgang verzekerd blijft.
Onder geen enkel voorwendsel mogen ledige verpakkingen in de stand opgeslagen worden gedurende de beurs. Zij dienen verplichtend door de exposant weggeruimd te worden. Het is absoluut verboden vloeren, wanden, tapijten en standen te beschadigen door gebruik van nagels, spelden, nietjes, stickers, kleefbanden, beschilderingen, viltstiften, enz.. Indien schade wordt vastgesteld, zal deze aan de standhouders aangerekend worden.
De aansluiting op nutsleidingen kan enkel gerealiseerd worden door Artexis. De water aan- en afvoer zijn niet op alle standen mogelijk. Teneinde de algemene versiering een aangepast karakter te laten behouden zal de exposant een behoorlijke en nette stand met een minimum aan versiering dienen in te richten.
Iedere stand dient te worden verlicht. Indien dit niet het geval is zal de directie het recht hebben de stand bij te werken op kosten van de in gebreke blijvende exposant.
De publiciteitsemblemen dienen normaal zo opgesteld dat ze boven de boord van de afsluiting niet uitsteken. In het midden van de stand kunnen wel hoger publiciteitsborden worden geplaatst, maar deze mogen niet hinderend zijn voor de andere standhouders. In geval de exposant van deze regel wil afwijken (vooral voor emblemen die opgehangen worden) moet vooraf een vergunning aan de directie aangevraagd worden (freddy@reva.be). Alle nuttige gegevens zullen samen met de aanvraag ingediend worden : afmetingen, uitzicht, plaats van bevestiging, enz..
De finale opkuis van de stand en de wandelgangen voor de opening van de beurs geschiedt door Artexis, in zoverre de standinrichting beëindigd is. In ieder geval zullen de wandelgangen om 20.00 uur op woensdag 19 april 2017 door de standhouders volledig ontruimd zijn.

Als u met onderaannemers werkt, dient u het formulier 'Attest afstand van verhaal' dat in het exposantendossier zit (deel 9), ingevuld terug te sturen.


7. SNELHEIDSBEPERKING.

In de gangen van de beurs geldt uit veiligheidsoverwegingen een snelheidsbeperking van 5 km/uur voor alle voertuigen (fietsen, rolstoelen, scooters,...), dit om ongevallen te vermijden en slechthorenden, doven, blinden en slechtzienden niet te doen schrikken.

8. ELEKTRISCHE INSTALLATIE.

De exposanten zijn verplicht de elektrische stroomaansluiting op hun stand te laten gebeuren door Artexis, volgens de modaliteiten van het deelnemershandboek.(Toolbox)
De elektrische installaties die niet voldoen aan het "Algemeen Reglement voor Elektrische Installaties" zullen van elektriciteit afgesloten worden. Alle installaties worden gekeurd. Alle herstellingen aan de gehuurde elektrische installaties zullen aangerekend worden.
De standhouders zullen het juiste vermogen aanvragen, rekening houdende met toestellen die niet onmiddellijk zichtbaar zijn (vb. koelkast, koffiezet, enz.)

9. VERZEKERINGEN.

De deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun standen en tentoongestelde voorwerpen alsmede voor schade eventueel toegebracht aan de gebouwen of het materiaal van Artexis.
De exposanten zijn verplicht toe te treden tot de verzekering van 'nagel tot nagel', dewelke werd afgesloten door Artexis. Noch Artexis, noch REVA treden op als medeverzekeraar. De exposanten zijn eveneens verplicht toe te treden tot de verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid van de exposanten, dewelke werd afgesloten door Artexis. Noch Artexis, noch REVA treden op als medeverzekeraars.
De exposanten zijn verplicht hun eigen personeel te verzekeren voor arbeidsongevallen.

De inrichters zijn ontslagen van alle verantwoordelijkheid inzonder deze bedoeld onder artikel 1382 en volgende, van het Burgerlijk Wetboek. De deelnemers zien af van alle verhaal tegenover Artexis, de organisatoren van REVA en andere huurders of bezoekers van het gebouw voor gelijk welke schade, brand, ontvreemding, voortvloeiende uit gedeeltelijke of gehele stroomonderbrekingen, of onderbreking van de centrale verwarming, of welk verlies en/of waardevermindering aan zaken die aan hen of aan derden toebehoren, aan goederen en tentoonstellingsmateriaal die zich in het gebouw bevinden.

10. AANWEZIGHEID OP STAND.

De deelnemers verplichten zich, mede in hun belang, hun stand permanent te bemannen met een bekwame vertegenwoordiger, die tevens gemachtigd is zaken te doen.
De stand mag slechts bemand worden door personeelsleden van de exposant, of leden of vrijwilligers van de vereniging bij vzws.

11. PUBLICITEIT.

Het is de deelnemers verboden:

  1. Monsters of drukwerken uit te delen buiten hun stand.
  2. Elke luidruchtige of andere demonstratie te houden om de klant te lokken, op welke wijze ook, en eender welke reclame te voeren die de deelnemers in de nabijgelegen standplaatsen zou kunnen storen. Exposanten die op hun stand een attractie willen organiseren, waar publiek naar komt kijken, moeten dit eerst aanvragen aan de organisatie, omwille van mogelijke hinder voor andere exposanten. Denk ook aan de kosten voor Sabam.
  3. Het aanbrengen van schilderwerken of publicitaire slogans of andere op de binnen- of buitenmuren van het gebouw;
  4. Het plaatsen van voorwerpen buiten de omtrek van de gehuurde standplaats evenals het uitdelen van vlugschriften, prospectussen en stalen buiten de stand;
  5. Publiciteit op de parking te plaatsen tenzij met goedkeuring van de inrichters.

12. VERKOOP EN CATERING.

De verkoop van drank en eetwaren of het aanbieden van warme eetwaren of koude schotels is verboden. Het is de exposanten toegelaten om in beperkte mate producten, met een maximum waarde van €100, rechtstreeks op de stand te verkopen aan de bezoekers. Let er wel op dat deze producten moeten geprijsd zijn, inclusief btw, dit om problemen met de btw-inspectie te vermijden.

13. BEWAKING.

Gedurende de openingsuren van de tentoonstelling en de uren van opbouw en afbouw moet de exposant zelf de bewaking van zijn materiaal voorzien. Voor de bewaking buiten de voormelde perioden mag de exposant geen eigen personeel binnen de omheining houden. De exposant die zich benadeeld voelt door andere exposanten of derden kan enkel tegen deze verhaal uitoefenen en daarvoor geenszins de directie aansprakelijk stellen.

14. VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN.

Toestellen, werktuigen en elektrische leidingen moeten geplaatst worden volgens de gebruikelijke wettelijke voorschriften.
Ingeval ontvlambare stoffen gebruikt worden, dient de deelnemer hiervoor een speciale verzekering te onderschrijven. Ontplofbare stoffen zijn in ieder geval verboden.
In de constructies van de standen zijn dakbedekkingen in brandbare stoffen of P.V.C. verboden.
Wanneer een dakbedekking wordt aangebracht moet het bewijs van brandwerendheid ter beschikking zijn van Artexis.

15. ONTRUIMING DER STANDEN.

De exposant moet de standplaats volledig ontruimen vóór zondag 23 april 2017 om 18.00. Uitzonderingen dienen met Artexis te worden besproken en zullen onderhevig zijn aan bijkomende kosten voor bewaking en opslag.
Het is de exposanten verboden tentoongestelde artikelen weg te nemen voor de einddatum of het sluitingsuur van de manifestatie. Tijdens de periode van de afbouw kan de organisator niet verantwoordelijk gesteld worden voor de beschadiging of de verdwijning van decoratiemateriaal of producten.

Alle verpakkingsmateriaal en andere afval dient van de standplaats verwijderd te worden. Indien na afsluiting van de afbouwtermijn zou blijken dat nog goederen toebehorende aan een exposant in de zalen zouden achtergebleven zijn, zullen zij verwijderd worden op kosten en risico van de eigenaar.
Het terugbekomen van de in bewaring gehouden producten en materialen is ondergeschikt aan het terugbetalen van de gemaakte onkosten.

Alle materialen niet weggehaald 65 dagen na de sluiting van de manifestatie, worden eigendom van de organisator.

16. ALGEMEEN.

Indien door economische of politieke evenementen of enig ander geval van overmacht de tentoonstelling niet zou kunnen doorgaan, zullen de plaatsaanvragen zonder verhaal vernietigd worden. De ter beschikking blijvende gelden zullen, na betaling van alle ondernomen uitgaven, verdeeld worden onder de exposanten, ter prorata van de door eenieder gestorte sommen, zonder dat er sprake kan zijn van een expliciete overeenkomst, onder eender welke vorm of om eender welke reden ook, tegen het beheer van REVA.
De bepalingen vermeld in het "Reglement" en het "Algemeen Reglement" van Artexis, zijn eveneens van toepassing op de exposanten.

De inrichter van REVA behoudt zich het recht voor in alle gevallen, niet voorzien in dit reglement, een beslissing te treffen waartegen geen beroep bestaat. De deelnemer verbindt er zich tevens toe de bijzondere bepalingen vermeld in het REVA dienstenpakket te eerbiedigen.
Bij betwisting zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd.