Deelnemingsreglement REVA 2019

De directie van REVA behoudt zich het recht voor inschrijvingen of tentoongestelde waren te weigeren indien deze niet voldoen aan de voorwaarden tot deelname of wanneer de diensten of de tentoongestelde waren niet in overeenstemming zijn met de geest van de beurs.
Indien de middag voor de opening de standplaatsen niet daadwerkelijk bezet worden door de exposant met de producten waarvoor toelating werd gevraagd, kunnen we deze standplaatsen toewijzen aan een andere exposant, zonder dat de betrokken deelnemer enig recht op schadevergoeding kan doen gelden noch zich onttrekken aan de gecontracteerde financiële verplichtingen.
Je zorgt zelf voor wanden, verlichting, meubilair of huurt die bij Easyfairs (voorheen Artexis) via de Toolbox.

De facturen moeten worden betaald ten laatste 30 dagen na factuurdatum. Vanaf 23 april 2019 mag REVA over de standplaatsen beschikken waarvoor niet volledig is betaald. Het volledige bedrag blijft niettemin verschuldigd.

Een exposant die voor de eerste maal deelneemt en inschrijft vóór 1 januari 2019, betaalt meteen 50% van de huurprijs. Wie inschrijft na 1 januari 2019 ontvangt onmiddellijk de totale factuur.

Opties op een standplaats blijven één maand geldig in de periode vóór 1 januari 2019 en één week in de periode na 1 januari 2019 en dit tot 29 maart 2019. Tenzij anders bepaald door het REVA-secretariaat. De inschrijvingstermijn loopt af op 29 maart 2019. Wie later inschrijft, kan nog deelnemen als er nog plaats is, maar betaalt wel 15% meer op de inschrijvingsprijs om alle wijzigingskosten te dekken.

Bij annulatie van de deelname worden de volgende kosten aangerekend: annulatie vóór 1 oktober 2018: 15% van de huurprijs van de oppervlakte. Bij annulatie tussen 1 oktober 2018 en 31 december 2018: 30% van de huurprijs. Bij annulatie vanaf 1 januari 2019: 100% van de huurprijs plus inschrijvingskost. Indien de geannuleerde stand niet meer verhuurd kan worden, zullen de kosten voor het afsluiten van de stand aangerekend worden.
Bij niet-betaling zal een nalatigheidsintrest van 10% zonder ingebrekestelling van rechtswege worden aangerekend, 30 dagen na de facturatiedatum. Bij niet-betaling van het verschuldigde bedrag zal dit na aanmaning per aangetekend schrijven, na 15 dagen van rechtswege verhoogd worden met 20% buiten eventuele gerechtskosten en intresten.

De vermelde huurprijzen kunnen worden verhoogd wanneer zich een prijsverhoging zou opdringen, voortvloeiende uit nieuwe voorwaarden toegepast voor het ganse land.
Indien deze aanpassing evenwel een prijsverhoging van meer dan 15% zou inhouden, kunnen de deelnemers hun deelname opzeggen per aangetekend schrijven, binnen de 14 dagen na mededeling van de aangepaste prijzen.

De directie van REVA behoudt zich het recht voor om de gewenste standplaats of het plan te wijzigen. Bij de inschrijving krijg je een voorlopige stand toegewezen. Elke verandering om organisatorische redenen is weliswaar mogelijk. Er wordt steeds contact opgenomen met jou als huurder om zo veel mogelijk aan je wensen te voldoen.

De exposanten die een eigen standbouw verzorgen zullen zich houden aan de geldende reglementen en voorschriften. De gehuurde oppervlakte dient volledig te worden ingenomen. De wanden van de stand dienen 2,5 m hoog te zijn, niet hoger, niet lager. Doorzichtige opbouwprofielen op de hoeken van de stand vormen hierop een uitzondering, maar tussen de profielen mogen de wanden zelf niet hoger zijn dan 2,5 meter. Vanaf 1 meter afstand van de wand met je buur kan je hoger bouwen als de constructie of de reclame je buurt niet hindert.
Wie hoger wil bouwen dient dit aan te vagen bij REVA (freddy@reva.be) en de goedkeuring te hebben van de rechtstreekse buren.
De wanden dienen de volledige oppervlakte, gemeenschappelijk met de naburige stand(en) en de muren van de hal te bedekken.
Indien de standbouw niet voldoet aan de gestelde voorwaarden behoudt de directie van REVA zich het recht voor een standaardmodule te laten opbouwen op kosten van de deelnemer.
De deelnemers worden verzocht de juistheid van de afmetingen van de standplaatsen na te gaan alvorens hun standbouw aan te vangen. De directie van REVA kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor kleine verschillen die er zouden kunnen bestaan tussen de aangeduide afmetingen en de werkelijke afmetingen der standplaats.

Exposanten die samen een standplaats willen huren moeten dat melden aan het secretariaat. Zij dienen zich apart in te schrijven als exposant en worden ook apart gefactureerd. In de andere gevallen kan men pas als aparte exposant vermeld worden op de website en op de beurs en promotiemateriaal ontvangen als de bijkomende exposant de dossierkost betaalt.
Onderverhuring of afstand van een standplaats, geheel of gedeeltelijk, onder welke vorm ook, zelfs ten kosteloze titel, wordt de deelnemers uitdrukkelijk verboden.

Zware transportmiddelen worden binnen de beurshallen niet toegelaten. Tijdens de opbouw is er geen toegangscontrole voorzien. Er is wel permanente bewaking aanwezig. De exposant dient zelf de bewaking van zijn materiaal te voorzien tijdens de opbouw. ’s Nachts is er wel bewaking voorzien.
Het meubilair en de aansluiting van de verlichtingsarmaturen die bij Easyfairs gehuurd werden, zullen ten laatste 24 april 2019 om 10.00 uur op de stand geleverd/uitgevoerd zijn. Tijdens de opbouw en afbraak is het verboden materialen in de gangen te laten staan, zodat een vrije doorgang verzekerd blijft.
Onder geen enkel beding mogen lege verpakkingen in de stand opgeslagen worden gedurende de beurs. Zij dienen verplicht door de exposant weggeruimd te worden. Het is absoluut verboden vloeren, wanden, tapijten en standen te beschadigen door gebruik van nagels, spelden, nietjes, stickers, kleefbanden, beschilderingen, viltstiften, enz. Indien schade wordt vastgesteld, zal die aan de standhouders aangerekend worden.
De aansluiting op nutsleidingen kan enkel gerealiseerd worden door Easyfairs. De wateraan- en afvoer zijn niet op alle standen mogelijk.
Iedere stand dient te worden verlicht. Indien dit niet het geval is zal de directie het recht hebben de stand bij te werken op kosten van de in gebreke blijvende exposant.
Publiciteitsborden dienen zo opgesteld dat ze niet boven de wand uitsteken. In het midden van de stand kunnen wel hogere publiciteitsborden worden geplaatst, maar die mogen niet hinderend zijn voor de andere standhouders. In het geval dat de exposant van deze regel wil afwijken (vooral voor publiciteit die opgehangen wordt) moet vooraf een vergunning aan de directie aangevraagd worden (freddy@reva.be). Alle nuttige gegevens zullen samen met de aanvraag ingediend worden: afmetingen, uitzicht, plaats van bevestiging, enz.
De finale reiniging van de hal en gangen voor de opening van de beurs geschiedt door Easyfairs. Hiervoor moeten de gangen om 20.00 uur op woensdag 24 april 2019 door de standhouders volledig ontruimd zijn.

Als je met onderaannemers werkt, dien je het formulier ‘Attest afstand van verhaal’ ingevuld terug te sturen. Je vindt het in het exposantendossier (deel 9).

In de gangen van de beurs geldt uit veiligheidsoverwegingen een snelheidsbeperking van 5 km/uur voor alle voertuigen (fietsen, rolstoelen, scooters …), om ongevallen te vermijden en slechthorenden, doven, blinden en slechtzienden niet te doen schrikken.

De exposanten zijn verplicht de elektrische stroom op hun stand te laten aansluiten door Easyfairs, volgens de modaliteiten van het deelnemershandboek (Toolbox).
De elektrische installaties die niet voldoen aan het ‘Algemeen Reglement voor Elektrische Installaties’ zullen van elektriciteit afgesloten worden. Alle installaties worden gekeurd. Alle herstellingen aan de gehuurde elektrische installaties zullen aangerekend worden.
De standhouders zullen het juiste vermogen aanvragen, rekening houdend met toestellen die niet onmiddellijk zichtbaar zijn (vb. koelkast, koffiezet, enz.).

De deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun standen en tentoongestelde voorwerpen, en voor eventuele schade toegebracht aan de gebouwen of het materiaal van Easyfairs.
De exposanten zijn verplicht toe te treden tot de verzekering van ‘nagel tot nagel’, die werd afgesloten door Easyfairs. Easyfairs noch REVA treden op als medeverzekeraar.
De exposanten zijn ook verplicht toe te treden tot de verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid van de exposanten die werd afgesloten door Easyfairs. Flanders Expo noch REVA treden op als medeverzekeraars.
De exposanten zijn verplicht hun eigen personeel te verzekeren voor arbeidsongevallen.

De inrichters zijn ontslagen van alle verantwoordelijkheid, in het bijzonder die bedoeld onder artikel 1382 en volgende van het Burgerlijk Wetboek. De deelnemers zien af van alle verhaal tegenover Easyfairs, de organisatoren van REVA en andere huurders of bezoekers van het gebouw voor gelijk welke schade, brand, ontvreemding, voortvloeiende uit gedeeltelijke of gehele stroomonderbrekingen, of onderbreking van de centrale verwarming, of welk verlies en/of waardevermindering aan zaken die aan hen of aan derden toebehoren, aan goederen en tentoonstellingsmateriaal die zich in het gebouw bevinden.

De deelnemers verplichten zich, mede in hun belang, hun stand permanent te bemannen met een bekwame vertegenwoordiger die ook gemachtigd is zaken te doen.
De stand mag slechts bemand worden door personeelsleden van de exposant, leden of vrijwilligers van de vereniging bij vzw’s.

Het is verboden:

1. monsters of drukwerken uit te delen buiten de stand,
2. luidruchtige of andere demonstraties te houden om de klant te lokken, op welke wijze ook, en eender welke reclame te voeren die de deelnemers in de nabijgelegen standplaatsen zou kunnen storen. Exposanten die op hun stand een attractie willen organiseren waar publiek naar komt kijken, moeten dit eerst aanvragen aan de organisatie, omwille van mogelijke hinder voor andere exposanten. Denk ook aan de kosten voor Sabam,
3. schilderwerken of publicitaire slogans, affiches of andere aan te brengen op de binnen- of buitenmuren van het gebouw,
4. voorwerpen te plaatsen buiten de omtrek van de gehuurde standplaats, evenals vlugschriften, prospectussen en stalen buiten de stand uit te delen,
5. publiciteit op de parking te plaatsen tenzij met goedkeuring van de inrichters.

De verkoop van drank en eetwaren is verboden.
Het is de exposanten toegelaten om in beperkte mate producten met een maximumwaarde van € 100 rechtstreeks op de stand te verkopen aan de bezoekers. Let er wel op dat deze producten inclusief btw moeten geprijsd zijn, om problemen met de btw-inspectie te vermijden.

Gedurende de openingsuren van de beurs en de uren van opbouw en afbouw moet de exposant zelf de bewaking van zijn materiaal voorzien. Voor de bewaking buiten de voormelde perioden mag de exposant geen eigen personeel binnen de omheining houden. De exposant die zich benadeeld voelt door andere exposanten of derden kan enkel tegen deze verhaal uitoefenen en daarvoor geenszins de directie aansprakelijk stellen.

Toestellen, werktuigen en elektrische leidingen moeten geplaatst worden volgens de gebruikelijke wettelijke voorschriften.
Als ontvlambare stoffen gebruikt worden, dient de deelnemer hiervoor een speciale verzekering te onderschrijven. Ontplofbare stoffen zijn in ieder geval verboden.
In de constructies van de standen zijn dakbedekkingen in brandbare stoffen of pvc verboden. Wanneer een dakbedekking wordt aangebracht moet het bewijs van brandwerendheid ter beschikking zijn van Easyfairs.

De exposant moet de standplaats volledig ontruimen vóór zondag 28 april 2019 om 18.00 uur. Uitzonderingen dienen met Easyfairs te worden besproken en zullen onderhevig zijn aan bijkomende kosten voor bewaking en opslag.
Het is de exposanten verboden tentoongestelde artikelen weg te nemen voor de einddatum of het sluitingsuur van de manifestatie. Tijdens de periode van de afbouw kan de organisator niet verantwoordelijk gesteld worden voor de beschadiging of verdwijning van decoratiemateriaal of producten.

Alle verpakkingsmateriaal en andere afval dient van de standplaats verwijderd te worden. Indien na afsluiting van de afbouwtermijn zou blijken dat goederen die aan een exposant toebehoren nog in de zalen achtergebleven zijn, zullen zij verwijderd worden op kosten en risico van de eigenaar.
Het terugkrijgen van de in bewaring gehouden producten en materialen is ondergeschikt aan het terugbetalen van de gemaakte onkosten.

Alle materialen die niet zijn weggehaald binnen de 65 dagen na de sluiting van de manifestatie, worden eigendom van de organisator.

Indien door economische of politieke evenementen of enig ander geval van overmacht de beurs niet kan plaatsvinden, zullen de inschrijvingen zonder verhaal vernietigd worden. De ter beschikking blijvende gelden zullen, na betaling van alle ondernomen uitgaven, verdeeld worden onder de exposanten, pro rata van de door ieder gestorte sommen, zonder dat er sprake kan zijn van een expliciete overeenkomst, onder eender welke vorm of om eender welke reden ook, tegen het beheer van REVA.
De bepalingen vermeld in het “Reglement” en het “Algemeen Reglement” van Easyfairs zijn eveneens van toepassing op de exposanten.
De organisator van REVA behoudt zich het recht voor in alle gevallen, niet voorzien in dit reglement, een beslissing te treffen waartegen geen beroep bestaat. Bij betwisting zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd.