Règlement de participation aux salons organisés par l’asbl REVA

Cette traduction française du règlement de participation vous est fournie à titre d’information. Seule la version originale néerlandaise fait foi

1. APPLICABILITÉ

REVA asbl est une organisation à but non lucratif. Elle a pour objectif désintéressé de fournir des informations sur des produits, des services et des connaissances qui améliorent la vie des personnes en situation de handicap, des personnes âgées et des professionnels des soins. De cette manière, REVA asbl entend contribuer à leur développement personnel, à leur participation sociale et à leurs opportunités professionnelles. Afin de réaliser cet objectif désintéressé, REVA asbl organise des activités informatives et de soutien dans l’intérêt des personnes en situation de handicap. Dans ce cadre, REVA asbl organise périodiquement un salon d’information et de rencontre destiné à toute personne concernée par le handicap, la limitation fonctionnelle et/ou les soins.

Toute inscription et toute participation aux salons organisés par REVA asbl sont soumises aux conditions générales reprises ci-dessous. Les conditions générales de REVA asbl prévalent toujours sur les conditions générales de l’exposant. Lorsque REVA asbl et l’exposant concluent des accords spécifiques, ceux-ci prévalent sur les conditions générales.

Aux fins du présent règlement, les définitions suivantes s’appliquent :

• « Professionnel » ou « entrepreneur » : toute personne physique ou morale qui n’est pas un consommateur ;
• « Candidat » : la personne, l’entreprise ou l’organisation qui s’inscrit à la participation via le portail des exposants, mais dont la participation n’a pas encore été confirmée par REVA asbl ;
• « Exposant » ou « participant » : le candidat qui a reçu de REVA asbl la confirmation de sa participation au salon ;
• « Personnes auxiliaires » : toutes les personnes impliquées dans la formation, l’exécution et la cessation de la convention entre le candidat/exposant et REVA asbl, y compris — sans s’y limiter — les administrateurs, les collaborateurs, les sous-traitants ainsi que tout autre collaborateur direct ou indirect ou personne liée.

2. INSCRIPTION ET PARTICIPATION

La participation au salon n’est possible que moyennant une inscription via le portail des exposants sur le site web www.reva.be.

L’envoi du formulaire d’inscription vaut acceptation irrévocable du règlement de participation aux salons organisés par REVA asbl ainsi que de toutes les directives destinées aux exposants émises par REVA asbl ou par l’exploitant du bâtiment d’exposition. Ces règlements et directives font partie intégrante du présent règlement de participation.

La convention entre REVA asbl et l’exposant n’est conclue qu’après confirmation écrite de l’inscription par REVA asbl. Lors de cette confirmation, REVA asbl attribue à l’exposant un emplacement provisoire. Le paiement de la facture vaut acceptation irrévocable du montant facturé ainsi que de tous les frais raisonnablement prévisibles liés à la participation au salon.

REVA asbl se réserve le droit de refuser des inscriptions, des exposants, des personnes, des produits ou des services, et même de les faire retirer d’un stand ou du site du salon, sans devoir en motiver la raison. Ce droit peut notamment être exercé lorsque :

• L’inscription ou la participation ne répond pas aux conditions du présent règlement ;
• Les produits ou services proposés ne sont pas conformes aux objectifs, à l’esprit ou à l’image du salon ;
• Les activités ne s’inscrivent pas dans le caractère informatif et de soutien de REVA asbl, orienté vers les personnes en situation de handicap et les personnes âgées.

Un refus ou une exclusion ne donne droit à aucune indemnisation. Toutes les redevances dues restent exigibles.

REVA asbl peut, le cas échéant :

• Refuser ou retirer l’accès à (une partie de) le stand;
• Imposer l’arrêt immédiat des activités contestées ;
• Exiger le retrait ou le masquage des produits ou communications concernés ;
• Si nécessaire, procéder elle-même ou faire procéder au retrait, aux frais et aux risques de l’exposant.

Le délai d’inscription expire un mois avant l’ouverture du salon. Les inscriptions reçues ultérieurement ne peuvent être acceptées que s’il reste des emplacements disponibles et si cela est organisationnellement réalisable pour REVA asbl.

Pour les inscriptions tardives, le prix de participation est majoré de 15 % par rapport au tarif standard, pour des raisons organisationnelles et afin de couvrir les frais de modification.

L’exposant qui n’a pas occupé son stand avec les produits et/ou services correspondant à son inscription confirmée par REVA asbl au plus tard à 12h00 le dernier jour de montage perd automatiquement son droit de participation au salon. L’exposant qui n’a pas intégralement réglé toutes les factures dues au plus tard une semaine avant le premier jour de montage perd également son droit de participation. Dans ces cas, la convention est réputée résiliée de plein droit par l’exposant. REVA asbl peut alors disposer librement de l’emplacement du stand et le réattribuer ou le réaménager à sa discrétion. Tous les montants dus restent exigibles. En outre, tous les frais supplémentaires liés à la réorganisation du plan du salon, à l’occultation ou à l’aménagement de l’espace libéré, ou à toute autre mesure organisationnelle jugée la plus opportune par REVA asbl, sont entièrement à charge de l’exposant défaillant, sans aucun recours possible.

3. PRIX ET MODIFICATION DES PRIX

Les prix des emplacements de stand et des services complémentaires (tels que la location, la construction de stand, les frais de dossier, etc.) sont indiqués sur le site web www.reva.be.

REVA asbl se réserve le droit d’adapter ces prix en cas d’augmentations objectives des coûts, notamment — mais sans s’y limiter — en raison :

• De modifications des taux de change, des coûts de transport, de l’énergie ou des services publics ;
• De modifications des taxes ou redevances ;
• De prescriptions légales, sanitaires ou de sécurité plus stricte, notamment — mais sans s’y limiter — à la suite d’épidémies, de pandémies, d’attentats ou de niveaux de sécurité accrus.

Si l’adaptation entraîne une augmentation de prix de plus de 15 % par rapport au prix initial, l’exposant peut annuler sa participation sans frais au moyen d’une lettre recommandée adressée à : REVA asbl, Beselarestraat 44, 8890 Dadizele, dans les 14 jours suivant la notification du prix adapté.

4. FACTURATION ET CONDITIONS DE FACTURATION

Un exposant qui s’inscrit pour la première fois reçoit immédiatement une facture d’acompte correspondant à 50 % du prix. Toute inscription effectuée moins de cinq mois avant le premier jour du salon donne lieu à l’émission immédiate de la facture totale, payable intégralement et sans escompte dès réception.

Chaque facture est payable sans escompte à l’échéance mentionnée sur la facture. À défaut d’échéance indiquée, un délai de paiement de 30 jours calendrier à compter de la date de facturation s’applique. En tout état de cause, le paiement intégral doit être reçu au plus tard une semaine avant le premier jour de montage du salon, afin de permettre à REVA asbl d’organiser le salon de manière professionnelle. En cas de paiement tardif, les frais suivants sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• Un intérêt de retard calculé au taux prévu par la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales ;
• Une indemnité forfaitaire de 10 % du montant restant dû, avec un minimum de 100 EUR.

Ces deux montants sont imputés prioritairement sur le paiement du principal.

Pour toute réémission d’une facture à la demande du candidat/exposant, comportant des données différentes de celles initialement communiquées par le candidat / l’exposant, des frais administratifs forfaitaires de 50 EUR seront facturés.

Toute contestation d’une facture doit être adressée par lettre recommandée à REVA asbl, Beselarestraat 44, B-8890 Dadizele, dans un délai de huit (8) jours calendrier à compter de la date de la facture. Passé ce délai, aucune contestation ne sera acceptée.

Jusqu’au paiement intégral de toutes les sommes dues à REVA asbl, celle-ci conserve un droit de rétention sur les biens exposés et le matériel utilisé par l’exposant. Cela signifie que REVA asbl est en droit de conserver temporairement ces biens ou d’en refuser l’enlèvement tant que l’exposant n’a pas intégralement satisfait à ses obligations de paiement. Tous les frais liés à la conservation, à la sécurisation ou à la rétention des biens sont à charge de l’exposant. Les biens ne seront libérés qu’après paiement intégral de toutes les factures et des frais supplémentaires éventuels.

5. OPTIONS

Une option sur un emplacement de stand confère au candidat-exposant un droit de priorité temporaire pour réserver un emplacement déterminé, sans que cela ne constitue une inscription définitive ni une convention.

• Jusqu’à cinq mois avant le salon, une option reste valable pour une durée maximale d’un mois.
• Entre cinq mois et un mois avant le salon, une option reste valable pour une durée maximale d’une semaine.
• À partir d’un mois avant le salon, aucune option ne peut plus être accordée.

À l’expiration du délai d’option, celle-ci prend automatiquement fin, sans avertissement préalable, et REVA asbl peut disposer librement de l’emplacement de stand.

6. ANNULATION

6.1. Période de participation limitée :

Toute réduction de la période de participation n’est pas autorisée et est assimilée à une annulation totale.

6.2. Frais de dossier :

À compter du moment de l’inscription, les frais de dossier sont irrévocablement dus. En cas d’annulation totale de l’inscription, ces frais de dossier sont facturés intégralement. En cas d’annulation partielle (réduction de la superficie du stand), des frais de dossier supplémentaires de 50 % sont facturés.

6.3. Frais d’annulation :

En cas d’annulation de l’inscription ou de réduction de la superficie du stand, les indemnités suivantes sont dues, en plus des frais de dossier :

• Annulation huit (8) mois ou plus avant le premier jour de montage : 15 % du prix de location de la superficie annulée ;
• Annulation entre huit (8) et cinq (5) mois avant le premier jour de montage : 30 % du prix de location de la superficie annulée ;
• Annulation cinq (5) mois ou moins avant le premier jour de montage : 100 % du prix de location de la superficie annulée.

6.4. Frais supplémentaires :

Lorsque l’annulation intervient dans le mois précédant le premier jour de montage et que l’espace de stand annulé ne peut plus être reloué, tous les frais raisonnables liés à la fermeture, au réaménagement et/ou à l’habillage de l’espace libéré, ainsi que toutes les adaptations organisationnelles jugées nécessaires par REVA asbl afin d’assurer le déroulement professionnel du salon, seront facturés. Le mode et l’étendue de ces mesures sont déterminés exclusivement par REVA asbl, sans aucun recours possible pour l’exposant.

6.5. Services commandés et remises :

Tous les services et supports publicitaires commandés (tels que les annonces dans le REVAzine) sont intégralement facturés en cas d’annulation et restent entièrement dus. Les éventuelles remises « early bird » accordées sont toujours prises en compte lors du décompte final.

7. PLAN DES EMPLACEMENTS

Lors de l’acceptation de l’inscription, REVA asbl attribue à chaque exposant un emplacement de stand sur le plan du salon. REVA asbl se réserve le droit de modifier le plan du salon ou l’emplacement attribué pour des raisons organisationnelles ou pour d’autres motifs légitimes. Le cas échéant, REVA asbl s’efforcera, dans la mesure du possible et en concertation avec le(s) exposant(s) concerné(s), d’attribuer un emplacement alternatif équivalent.

L’exposant ne peut revendiquer le caractère définitif de l’emplacement attribué et reconnaît expressément que la localisation précise de son stand ne constitue pas une condition déterminante de sa participation au salon.

8. MONTAGE DES STANDS ET STAND PROPRE

Les exposants peuvent faire construire leur stand par Flanders Expo / Easyfairs moyennant rémunération, faire appel à un constructeur de stands de leur choix ou construire eux-mêmes leur stand. REVA asbl n’est pas partie à la relation contractuelle entre les exposants et Flanders Expo / Easyfairs. Les exposants contractent directement avec Flanders Expo / Easyfairs, selon les conditions applicables, sans que REVA asbl n’assume la moindre responsabilité ou obligation d’indemnisation à cet égard.

Les horaires de montage et de démontage des stands sont mentionnés dans les informations exposants transmises à chaque exposant après confirmation de sa participation au salon. Ces informations font partie intégrante de la convention entre REVA asbl et l’exposant et constituent les accords applicables en matière de planification et d’organisation du montage et du démontage. Un montage anticipé du stand n’est autorisé qu’avec l’accord de Flanders Expo / Easyfairs et après paiement des frais facturés par Flanders Expo / Easyfairs. L’exposant est tenu de respecter strictement ces dispositions et de s’informer en temps utile des directives pratiques en vigueur.

Le montage du stand et la participation au salon ne sont autorisés qu’après paiement intégral de toutes les factures. Cette disposition pratique découle de l’article 2 du présent règlement de participation.

Tous les exposants doivent respecter les règlements et prescriptions en vigueur de REVA asbl et de Flanders Expo / Easyfairs.

La surface louée doit être entièrement occupée et aménagée de manière soignée, conformément à l’inscription confirmée.

Les parois donnant sur les allées ou sur des espaces ouverts (tels qu’une terrasse) doivent être ouvertes et accessibles au public. Toute dérogation n’est autorisée qu’après accord écrit préalable de REVA asbl. En tout état de cause, la face arrière de toute paroi orientée vers le public ou un espace ouvert doit être correctement finie (panneaux uniformes, absence de câbles ou d’éléments de construction visibles).

Les parois du stand ont une hauteur standard de 2,5 mètres, ni plus ni moins, à l’exception des profils de construction transparents aux angles du stand. Entre ces profils, les parois ne peuvent pas dépasser une hauteur de 2,5 mètres.

Tout exposant souhaitant construire plus haut doit en faire la demande par écrit auprès de REVA asbl (reva@reva.be) et obtenir l’accord du ou des exposants voisins. Pour des dérogations d’ordre technique ou liées à la sécurité, l’accord de Flanders Expo / Easyfairs peut également être requis.

Les exposants qui, avec autorisation, construisent au-delà de 2,5 mètres veillent à ce que la partie arrière visible de la paroi dépassant cette hauteur soit proprement et uniformément finie, sans câbles, profils ou structures non terminées visibles.

À partir d’une distance d’au moins un mètre de la paroi commune avec le stand voisin, l’exposant peut construire plus haut, pour autant que la construction ou la publicité ne gêne pas le(s) stand(s) adjacent(s).

Toutes les parois jouxtant un stand voisin ou un mur du hall doivent être continues et soigneusement finies, afin que le stand constitue un ensemble soigné et homogène dans l’espace d’exposition.

Au plus tard un mois avant le début du salon, l’exposant transmet le projet de son stand à REVA asbl et à Flanders Expo / Easyfairs pour approbation. Les exposants qui s’inscrivent moins d’un mois avant le salon transmettent leur projet dans un délai de trois (3) jours ouvrables suivant l’inscription à REVA asbl et à Flanders Expo / Easyfairs.

Lorsque la construction du stand ne respecte pas les conditions ou prescriptions imposées, REVA asbl se réserve le droit de faire installer, aux frais de l’exposant, un stand modulaire standard.

Les exposants sont invités à vérifier préalablement l’exactitude des dimensions de leur emplacement attribué avant le début du montage. Toute divergence doit être signalée immédiatement au début du montage au secrétariat des exposants de Flanders Expo. REVA asbl ne peut être tenue responsable de légères différences entre les dimensions indiquées et les dimensions réelles de l’espace de stand.

Il est interdit d’utiliser à l’intérieur des halls des moyens de transport lourds avec une charge au sol supérieure à 3.500 kg/m². Pour toute question spécifique ou dérogation, l’exposant doit s’adresser directement à Flanders Expo / Easyfairs.

Pendant la phase de montage, aucun contrôle d’accès n’est prévu. Flanders Expo / Easyfairs assure une surveillance permanente du bâtiment (jour et nuit), mais pendant le montage et le démontage, l’exposant reste seul responsable de la conservation et de la sécurité de son matériel.

Pendant le montage et le démontage, il est interdit de placer des matériaux, emballages ou outils dans les allées, afin de garantir en permanence une circulation libre et sécurisée.

Chaque stand doit être équipé d’un éclairage suffisant. À défaut, REVA asbl se réserve le droit d’adapter ou de compléter le stand aux frais de l’exposant défaillant.

Les panneaux publicitaires et autres éléments promotionnels doivent être placés de manière à ne pas dépasser la hauteur des parois.

À partir d’une distance d’au moins un mètre de la paroi commune avec un stand voisin, des panneaux plus hauts peuvent être installés, pour autant qu’ils ne causent aucune nuisance aux autres exposants. Toute dérogation à cette règle (par exemple pour suspendre ou fixer de la publicité) nécessite l’accord écrit préalable de REVA asbl (reva@reva.be), avec communication de toutes les informations pertinentes (dimensions, aspect, mode de fixation, etc.).

Pendant le salon, il est interdit de stocker des emballages vides, des matériaux d’emballage ou des déchets dans le stand. L’exposant est tenu de les évacuer immédiatement et de maintenir son stand propre et ordonné pendant toute la durée du salon.

Il est strictement interdit d’endommager les sols, parois, moquettes, stands ou autres éléments de l’infrastructure par l’utilisation de clous, punaises, agrafes, autocollants, rubans adhésifs, peinture, marqueurs ou tout autre matériau laissant des traces.

Tous les dommages seront intégralement et directement facturés à l’exposant.

Flanders Expo / Easyfairs met à disposition un formulaire de commande en ligne permettant aux exposants de commander du matériel et des services supplémentaires (tels que mobilier, éclairage, électricité, etc.). Flanders Expo / Easyfairs communique en temps utile aux exposants les données d’accès et les instructions nécessaires à l’utilisation de ce formulaire. Le mobilier loué et les raccordements électriques commandés via Flanders Expo / Easyfairs seront livrés ou réalisés au plus tard à 14h00 le dernier jour de montage. REVA asbl ne peut être tenue responsable des retards de livraison ou d’exécution des commandes traitées par Flanders Expo / Easyfairs.

Les raccordements aux conduites de services publics ne peuvent être réalisés que par Flanders Expo / Easyfairs.

L’alimentation et l’évacuation d’eau ne sont pas possibles sur tous les stands. Les exposants sont tenus de faire raccorder l’électricité de leur stand par Flanders Expo / Easyfairs, conformément aux modalités imposées par Flanders Expo / Easyfairs. Les exposants demanderont la puissance adéquate, en tenant également compte des appareils non immédiatement visibles (p. ex. réfrigérateur, machine à café, etc.). Toutes les installations sont contrôlées. Les installations électriques non conformes au Règlement Général sur les Installations Électriques seront mises hors service. Toutes les réparations aux installations électriques louées seront facturées. Sur le plan, les points de raccordement à l’électricité et à l’eau sont indiqués par deux carrés accolés. REVA asbl n’intervient en aucune manière dans la relation entre l’exposant et Flanders Expo / Easyfairs concernant les raccordements aux services publics, l’eau, le gaz ou l’électricité, ni pour tout autre service.

Le nettoyage final du hall et des allées avant l’ouverture du salon est assuré par Flanders Expo / Easyfairs. À cette fin, les allées doivent être entièrement libérées par les exposants au plus tard à 20h00 le dernier jour de montage.

La participation au salon et le choix d’une collaboration avec Flanders Expo / Easyfairs impliquent que les exposants respecteront les conditions applicables de Flanders Expo / Easyfairs. Pour la version la plus récente et complète de ces conditions, l’exposant doit toujours consulter directement et de sa propre initiative les conditions de Flanders Expo / Easyfairs. REVA asbl ne garantit ni l’exhaustivité ni l’exactitude des conditions de Flanders Expo / Easyfairs. Les références à ces conditions dans le présent règlement ont un caractère purement informatif et visent uniquement à informer les exposants à titre de complétude. En cas de contradiction, les conditions de Flanders Expo / Easyfairs ou la législation et réglementation applicables prévalent sur les dispositions du présent article.

L’exposant déclare que les conditions spécifiques de Flanders Expo / Easyfairs ne sont pas déterminantes pour sa décision de participer, mais concernent uniquement l’exécution pratique de sa participation au salon.

9. PRESCRIPTIONS DE SÉCURITÉ ET DE SANTÉ

Tous les appareils, outils ainsi que les installations électriques ou au gaz doivent être installés et utilisés conformément :

• Aux dispositions légales et réglementaires en vigueur ;
• Aux directives de Flanders Expo / Easyfairs ;
• Aux prescriptions de sécurité incendie ;
• à la diligence pouvant être attendue d’une personne prudente et raisonnable.

L’utilisation d’installations au gaz n’est autorisée qu’après accord écrit préalable de Flanders Expo / Easyfairs. Lorsque des substances inflammables sont utilisées dans l’aménagement du stand ou lors de démonstrations, l’exposant est tenu de souscrire une couverture d’assurance spécifique à cet effet. REVA asbl peut à tout moment demander une copie de la police d’assurance. L’exposant est tenu de fournir cette police à première demande de REVA asbl.

Tous les matériaux de décoration et de revêtement doivent être ininflammables ou avoir fait l’objet d’un traitement ignifuge. L’utilisation de substances ou de produits explosifs est strictement interdite en toutes circonstances.

Les structures de toiture et plafonds en matériaux combustibles ou en PVC ne sont pas autorisés dans la construction des stands. Lorsqu’une couverture est installée, l’exposant doit être en mesure de fournir à Flanders Expo / Easyfairs une preuve de résistance au feu.

Les exposants doivent en permanence se comporter conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, aux directives de Flanders Expo / Easyfairs, ainsi qu’à la diligence pouvant être attendue d’une personne prudente et raisonnable en matière de prescriptions de santé et de sécurité. Étant donné que les mesures à prendre peuvent varier en fonction du niveau d’alerte local ou des décisions des autorités compétentes ou des organisateurs, chaque exposant est tenu de s’informer préalablement des dispositions en vigueur à ce moment-là. À cette fin, l’exposant consulte les canaux de communication officiels de la ville ou de la commune, de Flanders Expo / Easyfairs et de REVA asbl.

Les exposants qui ne respectent pas les dispositions prévues dans le présent règlement peuvent se voir refuser immédiatement l’accès au salon ou à leur stand, sans aucun droit à indemnisation ou au remboursement des frais engagés, ni à une compensation pour des opportunités commerciales manquées. Les exposants concernés sont en outre entièrement responsables de tous les coûts et mesures nécessaires pour remédier à une situation (potentiellement) dangereuse. REVA asbl peut exécuter elle-même ces mesures ou les faire exécuter de la manière qu’elle juge la plus appropriée. Tous les coûts qui en découlent sont à charge de l’exposant, lequel s’engage à les rembourser intégralement à première demande de REVA asbl.

10. PRÉSENCE SUR LE STAND ET SURVEILLANCE

Pendant les heures d’ouverture du salon, les exposants sont tenus d’assurer une présence permanente sur leur stand. Le stand ne peut être occupé que par des membres du personnel ou des mandataires de l’exposant, des membres ou des bénévoles de l’association ou des services. Il est interdit de mener des activités, des actions promotionnelles ou d’aborder les visiteurs dans les allées ou en dehors de l’espace de stand attribué, et ce dans le respect permanent des autres exposants et des visiteurs du salon.

Pendant les heures d’ouverture du salon, les périodes de montage et de démontage ainsi que la nuit, une surveillance permanente par caméras est assurée dans les halls sous la responsabilité de Flanders Expo / Easyfairs. Pour la surveillance de son matériel ou de ses produits, l’exposant ne peut pas faire appel à sa propre société de gardiennage sur le site du salon. Pendant les heures d’ouverture du salon, des agents de sécurité sont présents dans le hall d’exposition. Ceux-ci veilleront à ce qu’aucun matériel et/ou produit exposé ne soit retiré du site du salon pendant les journées du salon ainsi que durant les phases de montage et de démontage. Toute plainte doit être adressée au service de surveillance de Flanders Expo / Easyfairs. REVA asbl n’assume aucune responsabilité à cet égard.

11. ÉVACUATION DES STANDS

Chaque exposant est tenu de libérer entièrement son emplacement de stand dans les délais indiqués dans les informations exposants qu’il reçoit après confirmation de son inscription. Ces informations font partie intégrante de la convention et constituent les accords applicables en matière d’organisation du démontage.

Les horaires de démontage et d’accès aux halls sont fixés par Flanders Expo / Easyfairs et REVA asbl et figurent dans les informations exposants. L’exposant est tenu de respecter strictement ces directives et d’adapter sa planification en conséquence.

L’emplacement de stand doit être entièrement libéré au plus tard le premier jour suivant la clôture du salon, conformément au planning défini dans les informations exposants. Toute dérogation doit être discutée préalablement et par écrit avec Flanders Expo / Easyfairs et entraîne des frais supplémentaires de surveillance et de stockage.

Il est strictement interdit aux exposants d’enlever des produits exposés, des matériaux ou des installations, ou de démonter leur stand avant l’heure officielle de fermeture à la date de clôture du salon.

Pendant la période de démontage également, REVA asbl ne peut être tenue responsable de la détérioration ou de la disparition de matériel de décoration ou de produits.

Tous les matériaux d’emballage et autres déchets doivent être retirés de l’emplacement de stand. Si, après l’expiration du délai de démontage, des biens appartenant à un exposant sont encore présents dans les halls, ils seront enlevés aux frais et aux risques de l’exposant.

La restitution des produits et matériaux conservés est subordonnée au remboursement préalable des frais engagés. Tous les matériaux qui n’ont pas été retirés dans les 65 jours suivant la clôture du salon deviennent la propriété de REVA asbl. Les éventuels frais de nettoyage et/ou de destruction seront facturés à l’exposant.

12. LOCATION CONJOINTE ET SOUS-LOCATION

Les exposants souhaitant louer conjointement un emplacement de stand doivent en informer REVA asbl. Ils doivent s’inscrire séparément en tant qu’exposants et seront facturés individuellement, conformément à la superficie attribuée, chacun étant soumis à ses propres frais de dossier.

La sous-location ou le transfert d’un emplacement de stand à un tiers, en tout ou en partie, sous quelque forme que ce soit, même à titre gratuit, est expressément interdit, sauf autorisation écrite préalable de REVA asbl et sous réserve des conditions imposées par celle-ci.

13. CIRCULATION ET LIMITATION DE VITESSE

L’exposant est responsable de tout dommage causé par la faute de l’exposant ou de ses personnes auxiliaires lors des déplacements dans les allées du salon.

Chaque exposant doit installer et aménager son stand de manière à ne pas entraver la libre circulation des visiteurs sur le site du salon et à garantir que les allées restent dégagées en permanence.

L’exposant reconnaît que les visiteurs du salon peuvent se déplacer à l’aide de divers dispositifs d’assistance, tels que des fauteuils roulants pouvant atteindre une certaine vitesse. Chaque exposant et chacune des personnes auxiliaires de l’exposant doivent se déplacer dans les allées du salon comme le ferait une personne normalement prudente placée dans les mêmes circonstances, en tenant compte tant des visiteurs normalement prudents que des visiteurs moins prudents du salon.

Pour des raisons de sécurité, une limitation de vitesse de 5 km/h s’applique dans les allées du salon à tous les véhicules (vélos, fauteuils roulants, scooters, etc.), afin d’éviter les accidents et de ne pas effrayer les personnes malentendantes, sourdes, aveugles ou malvoyantes. Toute infraction à cette limitation de vitesse donnera lieu à la perception d’une indemnité forfaitaire de 100 EUR par infraction.

14. RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES

Chaque exposant est responsable de son stand et des objets exposés, ainsi que de tout dommage causé — notamment, mais sans s’y limiter — aux bâtiments, équipements ou matériels de Flanders Expo / Easyfairs, à REVA asbl, aux autres exposants, aux visiteurs ou à des tiers.

REVA asbl et ses personnes auxiliaires ne peuvent être tenues responsables à l’égard de l’exposant pour aucun dommage, sauf en cas de faute intentionnelle ou de dommage résultant d’une atteinte à l’intégrité physique des personnes dont REVA asbl ou ses personnes auxiliaires sont responsables.

Même en cas de faute lourde, la responsabilité de REVA asbl et de ses personnes auxiliaires demeure exclue, sans préjudice des dispositions de droit impératif.

REVA asbl est assurée pour sa responsabilité civile. En tout état de cause, la responsabilité de REVA asbl est limitée au montant effectivement indemnisé par son assureur. Sur première demande, l’exposant peut obtenir une copie de la police d’assurance.

REVA asbl ne répond pas des actes, comportements, infractions et/ou dommages causés par des exposants, des tiers ou des visiteurs. Ces personnes ne sont pas des personnes auxiliaires de REVA asbl.

Les exposants sont tenus d’adhérer à l’assurance « clou à clou » et à l’assurance responsabilité civile des exposants, souscrites par Flanders Expo / Easyfairs et proposées comme un ensemble. Ni Easyfairs ni REVA asbl n’agissent en qualité de coassureur. Sur première demande, l’exposant peut recevoir une copie de ces polices d’assurance.

Les exposants qui ne souhaitent pas recourir aux couvertures d’assurance proposées par Easyfairs doivent activer le droit d’option à cet effet conformément aux conditions fixées par Easyfairs.

L’exposant est tenu d’assurer son propre personnel, ses bénévoles, ses mandataires, ses sous-traitants ou autres personnes auxiliaires contre les accidents du travail et toute autre assurance légalement obligatoire. L’exposant déclare être suffisamment assuré pour tous les dommages qu’il pourrait subir ou causer sur ou à l’occasion du salon. Il renonce à tout recours contre Flanders Expo / Easyfairs, REVA asbl ainsi que contre les autres locataires ou visiteurs du bâtiment pour tout dommage, incendie, vol, ou toute perte et/ou dépréciation de biens lui appartenant ou appartenant à des tiers, ainsi que des biens et matériaux exposés se trouvant dans le bâtiment.

15. PUBLICITÉ

Il est interdit, sans l’autorisation écrite préalable de REVA asbl, de :

• Distribuer des échantillons ou des imprimés en dehors du stand ou dans des espaces communs tels que terrasses, zones d’entrée, allées, sanitaires, parkings, etc. ;
• Organiser des démonstrations bruyantes ou autres dans le but d’attirer la clientèle, de quelque manière que ce soit, ou de mener toute forme de publicité susceptible de gêner les exposants des stands voisins. Les exposants qui souhaitent organiser une animation sur leur stand attirant du public doivent en faire la demande préalable auprès de REVA asbl. Tous les éventuels taxes ou frais supplémentaires y afférents (par ex. SABAM, etc.) sont entièrement à charge de l’exposant ;
• Apposer des peintures, slogans publicitaires, projections, affiches ou toute autre forme de publicité sur les murs intérieurs ou extérieurs et les sols du bâtiment ;
• Placer des objets en dehors du périmètre de l’emplacement de stand loué ;
• Installer de la publicité sur le parking.

Toute infraction donnera lieu à la perception d’une indemnité forfaitaire de 100 EUR par infraction. Les frais de retrait et/ou de réparation de tout dommage éventuel seront également facturés.

16. VENTE ET RESTAURATION

REVA est un salon d’information. L’accent de chaque exposant doit être mis sur la fourniture d’informations. Les exposants peuvent vendre des produits directement sur leur stand de manière limitée, à condition de disposer d’un service après-vente facilement accessible avec un contact personnel à une adresse physique située dans le Benelux. Le prix de vente maximal par produit est fixé à 120 EUR, toutes taxes et suppléments inclus. Ce prix doit être fixe et clairement affiché sur le stand. Seule une facturation en EUR est autorisée. Aucune activité commerciale en dehors du stand propre de l’exposant n’est autorisée.

La vente de boissons, de denrées alimentaires et de médicaments est strictement interdite en toutes circonstances.

17. AUTORISATIONS ET DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L’exposant garantit à REVA asbl que, pour chaque produit ou service qu’il propose au salon, ainsi que pour toutes les informations et tous les supports visuels, sous quelque forme que ce soit, qu’il utilise ou fournit, il dispose de toutes les autorisations, permissions et de tous les droits de propriété intellectuelle ou d’usage nécessaires, et en est solidairement responsable. L’exposant accorde à REVA asbl toutes les autorisations et tous les droits requis afin d’assurer la promotion des biens et services présents au salon ou faisant l’objet de communications dans le cadre du salon, quel que soit le canal utilisé.

Lorsqu’il apparaît qu’une atteinte est portée aux droits de propriété intellectuelle de tiers, l’exposant devra, à ses frais et en concertation avec REVA asbl, et au choix de REVA asbl :

• Indemniser intégralement REVA asbl de toutes les réclamations en dommages et intérêts ainsi que de tous frais juridiques ou autres supplémentaires ;
• Remplacer les biens concernés par des biens équivalents offrant les mêmes possibilités d’utilisation;
• Acquérir les droits ou licences nécessaires afin de permettre une utilisation conforme des biens ; ou
• Modifier les biens de manière à faire cesser l’atteinte, tout en conservant les fonctionnalités convenues.

En cas d’urgence, REVA asbl a le droit de faire fournir par des tiers des biens équivalents offrant les mêmes possibilités d’utilisation, entièrement aux frais de l’exposant.

18. MANQUEMENTS CONTRACTUELS ET OBLIGATION DE GARANTIE

18.1. Manquements contractuels :

Toute infraction du candidat / de l’exposant aux présentes conditions générales ou à toute autre convention conclue entre les parties est considérée comme une inexécution contractuelle. Lorsque REVA asbl constate un manquement, elle en informe l’exposant. Celui-ci dispose alors d’un délai de cinq (5) jours ouvrables pour remédier au manquement.

18.2. Réaction de l’exposant :

L’exposant peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée dans le même délai de cinq (5) jours ouvrables, à compter de la date de notification du manquement. Cette lettre doit contenir des propositions concrètes visant à remédier au manquement. À défaut de réaction dans ce délai, le manquement constaté est réputé reconnu.

18.3. Résolution et indemnisation :

Si l’exposant ne remédie pas au manquement dans le délai imparti, REVA asbl est en droit de considérer la convention comme résolue de plein droit, sans autorisation judiciaire préalable. Dans ce cas, l’exposant est redevable de plein droit et sans mise en demeure d’une indemnité forfaitaire de 2.000 EUR au profit de REVA asbl, sans préjudice du droit de celle-ci de prouver et de récupérer son dommage réel. Les frais d’inscription payés restent définitivement acquis à REVA asbl. La résolution entraîne la perte de l’accès au salon pour l’exposant, sans aucun droit à indemnisation.

18.4. Résolution immédiate en cas de danger :

REVA asbl peut résilier immédiatement la convention et exclure ou faire exclure l’exposant du salon avec effet immédiat, sans mise en demeure préalable ni respect des délais précités, lorsque l’exposant :

• Met ou peut mettre en danger la sécurité ou la santé de tiers (y compris, sans s’y limiter, d’autres exposants et des visiteurs) ; ou
• Commet des infractions telles que visées à l’article 9 ou à d’autres dispositions relatives à la sécurité ou aux obligations.

Tous les frais liés à l’exclusion de l’exposant sont intégralement à charge de l’exposant.

18.5. Indemnité en cas d’exclusion :

En tout état de cause, l’exclusion de l’exposant pendant le montage, les jours de salon ou le démontage donne lieu au paiement d’une indemnité forfaitaire de 2.000 EUR, due de plein droit et sans mise en demeure, sans préjudice du droit de REVA asbl de prouver et de récupérer son dommage réel.

18.6. Obligation de garantie :

L’exposant s’engage à garantir intégralement REVA asbl, à première demande, contre toute responsabilité, tout dommage, toute amende, toute perte ou tout coût subi par REVA asbl à la suite :

• De réclamations de tiers relatives à la convention négociée, conclue ou exécutée par l’exposant ;
• D’atteintes aux droits de permis, aux droits de propriété intellectuelle, aux droits d’auteur ou à tout autre droit de tiers.

18.7. Frais de défense :

L’exposant est en toute hypothèse tenue envers REVA asbl de supporter l’ensemble des frais que REVA asbl estime nécessaires pour assurer sa défense, ainsi que l’intégralité des dommages subis par REVA asbl du fait de la convention négociée ou conclue avec l’exposant.

19. CIRCONSTANCES IMPRÉVISIBLES

Les circonstances qui, au moment de l’inscription de l’exposant, étaient raisonnablement imprévisibles et inévitables, et qui rendraient l’exécution de la convention financièrement ou autrement plus lourde ou plus difficile que prévu normalement, sont considérées comme des cas de force majeure. Ces circonstances donnent le droit à REVA asbl de demander la révision ou la résiliation de la convention.

Sont considérées comme de telles circonstances imprévisibles/cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : une interdiction ou une recommandation écrite émanant d’une autorité compétente, des grèves, des blocages d’entreprises, des épidémies, des conditions météorologiques défavorables et des catastrophes naturelles, un incendie, un attentat terroriste ou autre ou une menace de guerre, un attentat, une alerte à la bombe, etc.

Si, en raison d’un cas de force majeure ou de circonstances imprévisibles, le salon ne peut avoir lieu, les exposants ne peuvent prétendre à aucun remboursement ni à aucune indemnisation à charge de REVA asbl. Les droits d’inscription payés seront toutefois, après déduction de toutes les dépenses engagées et des frais de fonctionnement, répartis entre les exposants au prorata des montants versés par chacun. REVA asbl détermine de manière autonome les coûts imputables et n’est pas tenue de fournir une justification individuelle aux exposants.

Si, en raison d’un cas de force majeure ou de circonstances imprévisibles, la date d’ouverture ou de clôture est modifiée, même si le nombre de jours du salon est modifié, les exposants ne peuvent prétendre à aucun remboursement ni à aucune indemnisation à charge de REVA asbl.

Un exposant ne peut jamais invoquer la force majeure en raison d’une rupture de stock (quelle qu’en soit la cause), d’une rupture contractuelle de l’un de ses fournisseurs, ou de restrictions légales ou administratives qui lui seraient imposées. Pour tous les autres cas, les parties conviennent que le Conseil d’administration de REVA asbl décide si et dans quelle mesure une demande motivée de force majeure est acceptée. Cette décision est contraignante.

20. RGPD

REVA asbl et l’exposant traitent réciproquement leurs données d’identification et de contact, ainsi que celles de ou relatives à leur personnel, collaborateurs, mandataires, autres personnes de contact utiles et personnes auxiliaires.

Les finalités de ces traitements sont l’exécution de la convention, la gestion des fournisseurs/personnes auxiliaires, le respect des obligations légales et la gestion administrative des dossiers.

Les bases juridiques du traitement sont l’exécution de la convention, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou l’intérêt légitime de la partie concernée.

Les parties s’engagent à traiter ces données à caractère personnel de manière loyale, uniquement aux fins susmentionnées, et avec la plus grande discrétion, conformément aux dispositions de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Elles ne transmettront ces données à caractère personnel à des sous-traitants, destinataires et/ou tiers que dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre des finalités de traitement précitées. Elles veilleront à ce que toutes les données soient protégées dans la mesure techniquement possible. Toute violation ou tout manquement relatif à ces données ou obligations doit être immédiatement signalé à l’autre partie.

Chaque partie reconnaît avoir connaissance de ses droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition.

La déclaration de confidentialité complète de REVA asbl peut être consultée via le site internet https://reva.be/privacy/. Le candidat / l’exposant déclare avoir pris connaissance de la politique de confidentialité.

21. DISPOSITIONS FINALES

Les dispositions reprises dans toutes les réglementations valables et applicables de Flanders Expo / Easyfairs sont intégralement applicables aux exposants. Chaque exposant s’engage à s’informer directement auprès de Flanders Expo / Easyfairs concernant les conditions, prescriptions, raccordements, assurances, informations, etc. imposés par ceux-ci, et à s’y conformer.

La nullité éventuelle d’une ou de plusieurs dispositions, ou d’une partie de disposition, du présent règlement n’affecte pas l’applicabilité des autres dispositions et/ou du reste de la disposition concernée. REVA asbl est en droit de remplacer la disposition nulle par une disposition valable se rapprochant le plus possible de l’intention initiale.

22. LITIGES

Les situations et litiges non prévus par le présent règlement sont appréciés à la lumière de l’idéologie et du mode de fonctionnement général de REVA asbl. Les parties conviennent que, dans de tels cas, le Conseil d’administration de REVA asbl est habilité à prendre des décisions. À défaut d’accord avec la décision du Conseil d’administration de REVA asbl, l’exposant a la possibilité de saisir la juridiction compétente.

Le présent règlement, l’ensemble des documents de REVA asbl, ainsi que tous les litiges relatifs à l’interprétation et à l’exécution du présent règlement et de la convention sont exclusivement régis par le droit belge. Tous les litiges entre les parties seront soumis exclusivement, en langue néerlandaise, aux cours et tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Gand. Le cas échéant, la médiation pourra être privilégiée afin de résoudre un litige.