DEELNEMINGSREGLEMENT VOOR BEURZEN GEORGANISEERD DOOR REVA VZW

1. TOEPASSELIJKHEID

REVA vzw is een non-profit organisatie. Ze heeft als belangeloos doel informatie te verschaffen over producten, diensten en kennis die het leven van personen met een beperking, ouderen en zorgprofessionals verbeteren. Op die manier wil REVA vzw bijdragen aan hun persoonlijke ontwikkeling, maatschappelijke participatie en professionele kansen. Om dit belangeloos doel te bereiken organiseert REVA vzw informatieve en ondersteunende activiteiten in het belang van personen met een beperking. In dit kader organiseert REVA vzw periodiek een informatie- en ontmoetingsbeurs voor iedereen die met handicap, beperking en/of zorg te maken heeft.

Elke inschrijving en deelname aan de beurzen georganiseerd door REVA vzw gebeurt onder de hierna vermelde algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden van REVA vzw hebben steeds voorrang op de algemene voorwaarden van de exposant. Wanneer REVA vzw en de exposant specifieke afspraken maken, hebben deze voorrang op de algemene voorwaarden.

Voor de toepassing van dit reglement worden volgende definities gehanteerd:

• “Professioneel” of “ondernemer”: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die geen consument is;
• “Inschrijver”: de persoon, het bedrijf of de organisatie die zich via het exposantenportaal aanmeldt voor deelname, maar waarvan de deelname nog niet bevestigd is door REVA vzw;
• “Exposant” of “deelnemer”: de inschrijver die bevestiging van deelname aan de beurs heeft ontvangen van REVA vzw;
• “Hulppersonen”: alle personen die betrokken worden in de totstandkoming, de uitvoering en de beëindiging van de overeenkomst tussen de inschrijver/exposant en REVA vzw, waaronder begrepen – maar niet beperkt tot – bestuurders, medewerkers, onderaannemers en andere rechtstreekse of onrechtstreekse medewerkers of verbonden personen.

2. INSCHRIJVING EN DEELNAME

Deelname aan de beurs is enkel mogelijk door inschrijving via het exposantenportaal op de website www.reva.be.

Het verzenden van het inschrijvingsformulier geldt als onherroepelijke aanvaarding van het deelnemingsreglement voor beurzen georganiseerd door REVA vzw en alle richtlijnen voor de exposant uitgevaardigd door REVA vzw of de exploitant van het beursgebouw. Deze reglementen en richtlijnen maken integraal deel uit van onderhavig deelnemingsreglement.

De overeenkomst tussen REVA vzw en de exposant komt slechts tot stand na schriftelijke bevestiging van de inschrijving door REVA vzw. Bij deze bevestiging kent REVA vzw de exposant een voorlopige standplaats toe. De betaling van de factuur geldt als onherroepelijke aanvaarding van het gefactureerde bedrag en van alle redelijkerwijze te verwachten kosten die verband houden met de deelname aan de beurs.

REVA vzw behoudt zich het recht voor om inschrijvingen, exposanten, personen, producten of diensten te weigeren en zelfs uit een stand of van het beursterrein te (doen) verwijderen, zonder dit te moeten motiveren. Dit recht kan in het bijzonder worden uitgeoefend wanneer:

• De inschrijver of deelname niet voldoet aan de voorwaarden van dit reglement;
• De aangeboden producten of diensten niet in overeenstemming zijn met de doelstellingen, de geest of het imago van de beurs;
• De activiteiten niet passen binnen het informatieve en ondersteunende karakter van REVA vzw, gericht op personen met een beperking en ouderen.

Een weigering of verwijdering geeft geen recht op enige schadevergoeding. Alle verschuldigde vergoedingen blijven opeisbaar.

REVA vzw kan in voorkomend geval:

• De toegang tot (delen van) de stand weigeren of intrekken;
• De onmiddellijke stopzetting van de betwiste activiteiten opleggen;
• Eisen dat de betrokken producten of uitingen worden verwijderd of afgeschermd;
• Indien nodig de verwijdering zelf uitvoeren of laten uitvoeren op kosten en risico van de exposant.

De inschrijvingstermijn loopt af één maand voor de opening van de beurs. Inschrijvingen die later worden ontvangen, kunnen enkel aanvaard worden indien er nog standruimte beschikbaar is en indien dit organisatorisch haalbaar is voor REVA vzw.

Voor laattijdige inschrijvingen wordt de deelnameprijs verhoogd met 15% t.o.v. het standaardtarief. Dit om organisatorische redenen en om wijzigingskosten te dekken.

De exposant die zijn stand niet in gebruik heeft genomen met de producten en/of diensten die overeenstemmen met zijn door REVA vzw bevestigde inschrijving, uiterlijk om 12u00 op de laatste opbouwdag, verliest automatisch zijn recht op deelname aan de beurs. De exposant die niet alle verschuldigde facturen volledig heeft betaald uiterlijk één week vóór de eerste opbouwdag, verliest eveneens het recht op deelname. In deze gevallen wordt de overeenkomst van rechtswege als verbroken beschouwd door de exposant. REVA vzw kan in dergelijk geval volledig vrij over de standplaats beschikken en deze naar eigen inzicht opnieuw toewijzen of herinrichten. Alle verschuldigde bedragen blijven opeisbaar. Bovendien zijn alle bijkomende kosten voor het herschikken van het beursplan, het afschermen of inkleden van de vrijgekomen ruimte, of andere organisatorische maatregelen op de wijze die REVA vzw het meest opportuun acht, volledig ten laste van de in gebreke gebleven exposant, die hiertegen geen enkel verhaal heeft.

3. PRIJS EN PRIJSWIJZIGING

De prijzen voor de standplaatsen en bijkomende diensten (zoals huur, standbouw, dossierkost … enz.) staan vermeld op de website www.reva.be.

REVA vzw behoudt zich het recht voor om deze prijzen aan te passen indien zich objectieve kostenverhogingen voordoen, onder meer door:

• Wijzigingen in wisselkoersen, vervoerskosten, energie- of nutsvoorzieningen;
• Wijzigingen in belastingen of heffingen;
• Strengere wettelijke, gezondheids- of veiligheidsvoorschriften, onder meer – maar niet beperkt tot – naar aanleiding van epidemieën, pandemieën, aanslagen of verhoogde veiligheidsniveaus.

Als de aanpassing leidt tot een prijsverhoging van meer dan 15% ten opzichte van de oorspronkelijke prijs, kan de exposant zijn deelname kosteloos annuleren door middel van een aangetekend schrijven gericht aan: REVA vzw, Beselarestraat 44, 8890 Dadizele, binnen de 14 dagen na kennisgeving van de aangepaste prijs.

4. FACTURATIE EN FACTUURVOORWAARDEN

Een exposant die voor de eerste maal inschrijft ontvangt meteen een voorschotfactuur van 50% van de prijs. Wie minder dan vijf maanden voor de eerste beursdag inschrijft, ontvangt meteen de totale factuur, die volledig en zonder korting betaalbaar is bij ontvangst.

Elke factuur is zonder korting betaalbaar op de vervaldag zoals vermeld op de factuur. Als er geen vervaldag vermeld staat, geldt een betalingstermijn van 30 kalenderdagen na factuurdatum. In elk geval moet de volledige betaling uiterlijk één week voor de eerste opbouwdag van de beurs ontvangen zijn, zodat REVA vzw de beurs op een professionele wijze kan organiseren. Bij niet-tijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling volgende kosten verschuldigd:

• Een nalatigheidsintrest berekend aan de intrestvoet volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties, en
• Een schadebeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 100 EURO.

Beide kosten worden prioritair van de betaling van hoofdsom afgetrokken.

Voor elke heruitgifte van een factuur op vraag van de inschrijver/exposant, met andere gegevens dan deze initieel door de inschrijver/exposant opgegeven, wordt een forfaitaire administratieve kost van 50 EURO aangerekend.

Protest tegen een factuur dient per aangetekende brief naar REVA vzw, Beselarestraat 44, B-8890 Dadizele te gebeuren binnen de acht (8) kalenderdagen na factuurdatum. Nadien wordt geen enkel protest meer aanvaard.

Tot aan de volledige betaling van alle aan REVA vzw verschuldigde bedragen behoudt REVA vzw een retentierecht op de tentoongestelde goederen en het gebruikte materiaal van de exposant. Dit betekent dat REVA vzw het recht heeft om deze goederen tijdelijk bij zich te houden of de verwijdering ervan te weigeren, zolang de exposant niet volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Alle kosten verbonden aan het bewaren, beveiligen of in retentie houden van de goederen zijn ten laste van de exposant. De goederen worden pas vrijgegeven nadat alle facturen en bijkomende kosten volledig zijn betaald.

5. OPTIES

Een optie op een standplaats geeft de kandidaat-exposant tijdelijk het voorrecht om een bepaalde standplaats te reserveren, zonder dat dit een definitieve inschrijving of overeenkomst vormt.

• Tot vijf maanden vóór de beurs blijft een optie maximaal één maand geldig.
• Tussen vijf en één maand vóór de beurs blijft een optie maximaal één week geldig.
• Vanaf één maand vóór de beurs kunnen geen opties meer worden verleend.

Na het verstrijken van de optietermijn vervalt de optie automatisch, zonder voorafgaande verwittiging, en kan REVA vzw vrij over de standplaats beschikken.

6. ANNULERING

6.1. Beperkte deelnemingsperiode: Het verkorten van de deelnemingsperiode is niet toegestaan en wordt gelijkgesteld met een volledige annulering.

6.2. Dossierkost: Vanaf het moment van inschrijving is de dossierkost onherroepelijk verschuldigd. Bij gehele annulering van de inschrijving wordt deze dossierkost volledig aangerekend. Bij gedeeltelijke annulering (het verkleinen van de standoppervlakte) wordt een extra dossierkost van 50% aangerekend.

6.3. Annuleringskosten

Bij annulering van de inschrijving of bij het verkleinen van de standoppervlakte zijn, bovenop de dossierkost, de volgende vergoedingen verschuldigd:

• Annulering acht (8) maanden of langer vóór de eerste opbouwdag: 15% van de huurprijs van de geannuleerde oppervlakte.
• Annulering tussen acht (8) en vijf (5) maanden vóór de eerste opbouwdag: 30% van de huurprijs van de geannuleerde oppervlakte.
• Annulering vijf (5) maanden of minder vóór de eerste opbouwdag: 100% van de huurprijs van de geannuleerde oppervlakte.

6.4. Bijkomende kosten:

Wanneer de annulering gebeurt binnen de maand voor de eerste opbouwdag en de geannuleerde standruimte niet meer verhuurd kan worden, worden alle redelijke kosten voor het afsluiten, herschikken en/of inkleden van de vrijgekomen ruimte, evenals voor alle organisatorische aanpassingen die REVA vzw nodig acht om de beurs professioneel te laten doorgaan, aangerekend. De wijze en omvang van deze maatregelen worden uitsluitend bepaald door REVA vzw, en de exposant kan hiertegen geen enkel verhaal uitoefenen.

6.5. Bestelde diensten en kortingen:

Alle bestelde diensten en publiciteit (zoals advertenties in het REVAzine) worden bij annulering volledig aangerekend en zijn integraal verschuldigd. Eventueel toegekende vroegboekkortingen worden steeds verrekend bij de eindafrekening.

7. PLAN VAN DE STANDPLAATSEN

Bij aanvaarding van de inschrijving kent REVA vzw aan elke exposant een standplaats toe op het beursplan. REVA vzw behoudt zich het recht voor om het beursplan of de toegewezen standplaats te wijzigen om organisatorische of andere gegronde redenen. In voorkomend geval zal REVA vzw zoveel mogelijk in overleg met de betrokken exposant(en) een gelijkwaardige alternatieve standplaats toekennen. De exposant kan de toegewezen standplaats niet als definitief opeisen en verklaart uitdrukkelijk dat de precieze ligging van zijn stand geen doorslaggevende voorwaarde vormt voor zijn deelname aan de beurs.

8. OPBOUW VAN DE STANDEN EN EIGEN STANDBOUW

Exposanten kunnen hun stand laten opbouwen door Flanders Expo/Easyfairs tegen vergoeding, of gebruikmaken van een zelfgekozen standenbouwer, dan wel zelf de stand opbouwen. REVA vzw is geen partij in de contractuele relatie tussen de exposanten en Flanders Expo/Easyfairs. De exposanten contracteren rechtstreeks met Flanders Expo/Easyfairs, volgens de geldende voorwaarden, zonder dat REVA vzw hierbij enige aansprakelijkheid of vrijwaringsplicht draagt.

De tijdstippen voor de opbouw en afbraak van de standen worden vermeld in de exposanteninformatie die elke exposant ontvangt na bevestiging van zijn deelname aan de beurs. Deze informatie maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen REVA vzw en de exposant en geldt als de geldende afspraken inzake planning en organisatie van de op- en afbouw. Een vervroegde opbouw van de stand is enkel mogelijk mits toestemming van Flanders Expo/Easyfairs én na betaling van de door Flanders Expo/Easyfairs aangerekende kosten. De exposant is ertoe gehouden deze bepalingen strikt na te leven en zich tijdig te informeren over de geldende praktische richtlijnen.

De opbouw van de stand en de deelname aan de beurs zijn enkel toegestaan nadat alle facturen volledig betaald zijn. Deze praktische bepaling vloeit voort uit artikel 2 van dit deelnemingsreglement.

Alle exposanten dienen zich te houden aan de geldende reglementen en voorschriften van REVA vzw en Flanders Expo/Easyfairs.

De gehuurde oppervlakte moet volledig ingenomen en verzorgd ingericht te worden, overeenkomstig de bevestigde inschrijving.

Wanden die grenzen aan gangen of aan open ruimtes (zoals een terras) moeten open en toegankelijk zijn voor het publiek. Afwijkingen zijn enkel toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van REVA vzw. In ieder geval moet de achterzijde van de wand die naar het publiek of een open ruimte is gericht degelijk afgewerkt zijn (egale panelen, geen zichtbare kabels of constructie-elementen).

De wanden van de stand hebben een standaardhoogte van 2,5 meter, niet hoger en niet lager, behalve voor doorzichtige opbouwprofielen op de hoeken van de stand. Tussen deze profielen mogen de wanden zelf niet hoger zijn dan 2,5 meter.

Wie hoger wil bouwen, moet hiervoor schriftelijke toestemming vragen aan REVA vzw (reva@reva.be) én de toestemming verkrijgen van de aangrenzende exposant(en). Voor technische of veiligheidsgebonden afwijkingen kan ook de toestemming van Flanders Expo/Easyfairs vereist zijn.

Exposanten die met toestemming hoger bouwen dan 2,5 meter zorgen ervoor dat het zichtbare achterdeel van de wand dat boven deze hoogte uitsteekt netjes en egaal is afgewerkt, zonder zichtbare kabels, profielen of onafgewerkte structuren.

Vanaf een afstand van minstens één meter van de gemeenschappelijke wand met de buur, mag de exposant hoger bouwen, op voorwaarde dat de constructie of reclame de aangrenzende stand(en) niet hindert.

Alle wanden die grenzen aan een naburige stand of aan een muur van de hal moeten volledig doorlopend en zorgvuldig afgewerkt zijn, zodat de stand een verzorgd en uniform geheel vormt binnen de beursruimte.

Uiterlijk één maand vóór de aanvang van de beurs bezorgt de exposant het ontwerp van zijn stand aan REVA vzw en Flanders Expo/Easyfairs voor goedkeuring. Exposanten die zich minder dan één maand vóór de beurs inschrijven, bezorgen hun ontwerp binnen drie (3) werkdagen na de inschrijving aan REVA vzw en Flanders Expo/Easyfairs.

Wanneer de standbouw niet voldoet aan de gestelde voorwaarden of voorschriften, behoudt REVA vzw zich het recht voor om, op kosten van de exposant, een stand in standaardmodule te laten opbouwen.

De exposanten worden verzocht om vooraf de juistheid van de afmetingen van hun toegewezen standplaats te controleren, vóór de aanvang van de opbouw. Eventuele afwijkingen moeten onmiddellijk bij de start van de opbouw worden gemeld aan het exposantensecretariaat in Flanders Expo. REVA vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor kleine afwijkingen tussen de aangeduide en de werkelijke afmetingen van de standruimte.

Het is niet toegestaan om binnen de beurshallen zware transportmiddelen te gebruiken met een grondbelasting van meer dan 3.500 kg/m². Voor specifieke vragen of uitzonderingen hierop dient de exposant zich rechtstreeks te wenden tot Flanders Expo/Easyfairs.

Tijdens de opbouwfase is geen toegangscontrole voorzien. Flanders Expo/Easyfairs zorgt voor een permanente bewaking van het gebouw (dag en nacht), maar tijdens de opbouw en afbouw blijft de exposant zelf verantwoordelijk voor de bewaring en beveiliging van zijn materiaal.

Tijdens de opbouw en afbraak is het verboden om materialen, verpakkingen of gereedschap in de gangen te plaatsen, zodat een vrije en veilige doorgang te allen tijde verzekerd blijft.

Elke stand moet voorzien zijn van voldoende verlichting. Wanneer dit niet het geval is, behoudt REVA vzw zich het recht voor om de stand aan te passen of bij te werken op kosten van de exposant die in gebreke blijft.

Publiciteitsborden en andere reclame-elementen moeten zo worden geplaatst dat ze niet boven de wand uitsteken.

Vanaf een afstand van minstens één meter van de gemeenschappelijke wand met een naburige stand mogen hogere borden worden aangebracht, op voorwaarde dat deze geen hinder veroorzaken voor andere exposanten. Wie van deze regel wil afwijken (bijvoorbeeld om publiciteit op te hangen of te bevestigen), moet vooraf schriftelijke toestemming van REVA vzw verkrijgen (reva@reva.be), met vermelding van alle relevante gegevens (afmetingen, uitzicht, plaats van bevestiging, enz.).

Tijdens de beurs is het verboden om lege verpakkingen, verpakkingsmateriaal of afval in de stand op te slaan. De exposant is verplicht om deze onmiddellijk te verwijderen en zijn standruimte net en ordelijk te houden gedurende de volledige beursperiode.

Het is ten strengste verboden om vloeren, wanden, tapijten, standen of andere onderdelen van de infrastructuur te beschadigen door het gebruik van nagels, spelden, nietjes, stickers, kleefband, verf, viltstiften of enig ander materiaal dat sporen nalaat.

Alle schade zal volledig en rechtstreeks aan de exposant worden aangerekend.

Flanders Expo/Easyfairs stelt een online bestelformulier ter beschikking waarop exposanten bijkomend materiaal en diensten (zoals meubilair, verlichting, elektriciteit, enz.) kunnen bestellen.

Flanders Expo/Easyfairs bezorgt de exposanten tijdig de toegangsgegevens en instructies om dit bestelformulier te gebruiken. Het gehuurde meubilair en de elektrische aansluitingen die via Flanders Expo/Easyfairs besteld werden, worden ten laatste op de laatste opbouwdag om 14u00 geleverd of uitgevoerd. REVA vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor laattijdige levering of uitvoering van bestellingen die door Flanders Expo/Easyfairs worden behandeld.

De aansluiting op nutsleidingen kan enkel gerealiseerd worden door Flanders Expo/Easyfairs.

Water aan- en afvoer zijn niet op alle standen mogelijk. De exposanten zijn verplicht de elektrische stroom op hun stand te laten aansluiten door Flanders Expo/Easyfairs, volgens de modaliteiten die Flanders Expo/Easyfairs oplegt aan de exposanten. De standhouders zullen het juiste vermogen aanvragen, ook rekening houdend met toestellen die niet onmiddellijk zichtbaar zijn (vb. koelkast, koffiezet … enz.). Alle installaties worden gekeurd. De elektrische installaties die niet voldoen aan het ‘Algemeen Reglement voor Elektrische Installaties’ zullen afgesloten worden. Alle herstellingen aan de gehuurde elektrische installaties zullen aangerekend worden. Op het plan staan de aansluitingspunten voor elektriciteit en water aangeduid met twee gekoppelde vierkanten. REVA vzw komt onder geen enkele hoedanigheid tussen in de relatie tussen de exposant en Flanders Expo/Easyfairs m.b.t. nutsleidingen, water, gas of elektriciteitsvoorzieningen of andere diensten.

De finale reiniging van de hal en gangen voor de opening van de beurs wordt door Flanders Expo/Easyfairs gedaan. Hiervoor moeten de gangen op de laatste opbouwdag om 20u00 door de standhouders volledig ontruimd zijn.

Deelname aan de beurs en keuze voor een samenwerking met Flanders Expo/Easyfairs impliceert dat de exposanten de geldende voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs zullen naleven. Voor de meest recente versie en volledigheid van de voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs dient de exposant steeds zelf en rechtstreeks de voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs te consulteren. REVA vzw staat niet in voor de volledigheid of juistheid van deze voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs. De in dit reglement vermelde verwijzingen naar deze voorwaarden hebben uitsluitend een informatief karakter en beogen enkel de exposanten volledigheidshalve te informeren. In geval van tegenstrijdigheid hebben de voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs of de toepasselijke wet- en regelgeving voorrang op de bepalingen van dit artikel.

De exposant verklaart dat de specifieke voorwaarden van Flanders Expo/Easyfairs niet bepalend zijn voor zijn beslissing tot deelname, maar enkel de praktische uitvoering van zijn beursdeelname betreffen.

9. VEILIGHEIDS- EN GEZONDHEIDS-VOORSCHRIFTEN

Alle toestellen, werktuigen en elektrische of gasinstallaties moeten worden geplaatst en gebruikt in overeenstemming met:

• De geldende wettelijke en reglementaire voorschriften;
• De richtlijnen van Flanders Expo/Easyfairs;
• De brandveiligheidsvoorschriften;
• De zorg die mag worden verwacht van een voorzichtig en redelijk persoon.

Het gebruik van gasinstallaties is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Flanders Expo/Easyfairs. Wanneer bij de inrichting van de stand of bij demonstraties ontvlambare stoffen worden gebruikt, is de exposant verplicht hiervoor een specifieke verzekeringsdekking af te sluiten. REVA vzw kan te allen tijde een kopie van de verzekeringspolis opvragen. De exposant dient deze polis op eerste verzoek voor te leggen aan REVA vzw.

Alle decoratie- en bekledingsmaterialen moeten brandvrij zijn of brandvertragend behandeld zijn. Het gebruik van ontplofbare stoffen of producten is onder alle omstandigheden verboden.

In de constructie van standen zijn dakstructuren en plafonds in brandbare materialen of pvc niet toegestaan. Wanneer een dakbedekking wordt aangebracht, moet de exposant een bewijs van brandwerendheid kunnen voorleggen aan Flanders Expo/Easyfairs.

Exposanten dienen zich te allen tijde te gedragen overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, de richtlijnen van Flanders Expo/Easyfairs, en de zorg die mag worden verwacht van een voorzichtig en redelijk persoon met betrekking tot gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Aangezien de te nemen maatregelen kunnen verschillen afhankelijk van het lokaal alarmniveau of van beslissingen van de bevoegde overheden of organisatoren, dient elke exposant zich vooraf te informeren over de op dat moment geldende bepalingen. De exposant raadpleegt daartoe de officiële communicatiekanalen van de stad of gemeente, Flanders Expo/Easyfairs, en REVA vzw.

Exposanten die zich niet houden aan in dit reglement vermelde bepalingen, kunnen met onmiddellijke ingang de toegang tot de beurs of hun stand ontzegd worden, zonder enig recht op vergoeding of terugbetaling van gemaakte kosten, noch op compensatie voor gemiste commerciële opportuniteiten. De betrokken exposanten zijn bovendien volledig aansprakelijk voor alle kosten en maatregelen die noodzakelijk zijn om een (potentieel) gevaarlijke situatie te verhelpen. REVA vzw kan deze maatregelen zelf uitvoeren of laten uitvoeren op de wijze die zij het meest geschikt acht. Alle hieruit voortvloeiende kosten zijn ten laste van de exposant, die zich ertoe verbindt deze op eerste verzoek van REVA vzw volledig terug te betalen.

10. AANWEZIGHEID OP STAND EN BEWAKING

De exposanten zijn tijdens de openingsuren van de beurs verplicht hun stand permanent te bemannen. De stand mag slechts bemand worden door eigen personeelsleden of aangestelden van de exposant, leden of vrijwilligers van de vereniging of diensten. Het is niet toegestaan om activiteiten, promotie of benadering van bezoekers te verrichten in de gangen of buiten de toegewezen standruimte, en dit steeds met respect voor de collega-exposanten en de bezoekers van de beurs.

Gedurende de openingsuren van de beurs, de uren van opbouw en afbouw en ‘s nachts is er permanent camerabewaking in de hal onder de verantwoordelijkheid van Flanders Expo/Easyfairs. Voor de bewaking van zijn materiaal/producten mag de exposant geen eigen bewakingsfirma op de beursvloer voorzien. Tijdens de openingsuren van de beurs zijn er bewakers aanwezig in de beurshal. De bewakers zullen erop toezien dat er tijdens de beursdagen en tijdens de op- en afbouw geen materialen en/of tentoongestelde producten van de beursvloer verwijderd worden. Eventuele klachten dienen te worden gericht aan de bewakingsdienst van Flanders Expo/Easyfairs. REVA vzw draagt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.

11. ONTRUIMING VAN DE STANDEN

Elke exposant moet zijn standplaats volledig ontruimen binnen de termijnen die zijn vermeld in de exposanteninformatie die hij ontvangt na bevestiging van de inschrijving. Deze informatie maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst en geldt als de geldende afspraken inzake de organisatie van de afbouw.

De uren voor afbouw en toegang tot de hallen worden vastgelegd door Flanders Expo/Easyfairs en REVA vzw en zijn terug te vinden in de exposanteninformatie. De exposant is verplicht deze richtlijnen strikt na te leven en zijn planning hierop af te stemmen.

De standplaats moet volledig ontruimd zijn uiterlijk op de eerste dag na afloop van de beurs, overeenkomstig de in de exposanteninformatie vastgelegde planning. Uitzonderingen dienen met Flanders Expo/Easyfairs voorafgaandelijk en schriftelijk te worden besproken en leiden tot bijkomende kosten voor bewaking en opslag.

Het is exposanten ten strengste verboden om tentoongestelde producten, materialen of installaties weg te nemen of hun stand te ontmantelen vóór het officiële sluitingsuur op de einddatum van de beurs.

Ook tijdens de periode van de afbouw kan REVA vzw niet verantwoordelijk gesteld worden voor de beschadiging of verdwijning van decoratiemateriaal of producten.

Alle verpakkingsmateriaal en ander afval dient van de standplaats verwijderd te worden. Wanneer na afsluiting van de afbouwtermijn zou blijken dat goederen die aan een exposant toebehoren, nog in de zalen achtergebleven zijn, zullen zij verwijderd worden op kosten en risico van de exposant.

Het terugkrijgen van de in bewaring gehouden producten en materialen is afhankelijk van het vooraf terugbetalen van de gemaakte onkosten. Alle materialen die niet zijn weggehaald binnen de 65 dagen na de sluiting van de beurs worden eigendom van REVA vzw. Eventuele kosten voor opruiming en/of vernietiging worden aan de exposant aangerekend.

12. GEZAMENLIJKE HUUR EN ONDERVERHURING

Exposanten die samen een standplaats willen huren moeten dat melden aan REVA vzw. Zij dienen zich apart in te schrijven als exposant en worden ook afzonderlijk gefactureerd, in overeenstemming met de oppervlakte en elk met een eigen dossierkost.

Onderverhuring of overdracht van een standplaats aan een derde partij, geheel of gedeeltelijk, onder welke vorm ook, zelfs ten kosteloze titel, is uitdrukkelijk verboden, tenzij voorafgaande schriftelijke toestemming van en onder de voorwaarden opgelegd door REVA vzw.

13. VERKEER EN SNELHEIDSBEPERKING

De exposant is aansprakelijk voor elke schade die wordt toegebracht door de fout van de exposant of hulppersonen van de exposant bij verplaatsingen in de gangen van de beurs.

Elke exposant moet zijn stand zodanig opstellen en inrichten dat de vrije doorgang van bezoekers op de beursvloer niet wordt gehinderd en het gangpad te allen tijde vrij blijft.

De exposant is ervan op de hoogte dat bezoekers van de beurs zich verplaatsen met behulp van diverse hulpmiddelen, zoals rolstoelen die een bepaalde snelheid kunnen halen. Elke (hulppersoon van de) exposant zal zich bewegen in de gangen van de beurs zoals een normaal voorzichtig persoon in dezelfde omstandigheden, rekening houdend met elke normaal voorzichtig maar ook de minder voorzichtige bezoekers van de beurs.

In de gangen van de beurs geldt uit veiligheidsoverwegingen een snelheidsbeperking van 5 km/u voor alle voertuigen (fietsen, rolstoelen, scooters …), om ongevallen te vermijden en slechthorenden, doven, blinden en slechtzienden niet te doen schrikken. Snelheidsovertredingen zullen aanleiding geven tot het innen van een schadevergoeding van 100 EURO per inbreuk.

14. AANSPRAKELIJKHEDEN EN VERZEKERINGEN

Elke exposant is verantwoordelijk voor zijn stand en zijn tentoongestelde voorwerpen en voor eventuele schade toegebracht aan – maar niet beperkt tot – de gebouwen of het materieel en materiaal van Flanders Expo/Easyfairs, aan REVA vzw, aan andere exposanten, aan bezoekers of aan derden.

REVA vzw en haar hulppersonen kunnen tegenover de exposant niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, behalve bij opzettelijke fout, of bij schade die het gevolg is van een aantasting van de fysieke integriteit van personen waarvoor REVA vzw of haar hulppersonen aansprakelijk zijn.

Zelfs in het geval van een zware fout blijft de aansprakelijkheid van REVA vzw en haar hulppersonen uitgesloten, zonder daarbij afbreuk te doen aan de bepalingen van dwingend recht.

REVA vzw is verzekerd voor haar burgerlijke aansprakelijkheid. In elk geval is de aansprakelijkheid van REVA vzw beperkt tot het bedrag dat de verzekering van REVA vzw uitbetaalt. Op eerste verzoek kan de exposant een kopie van de verzekeringspolis bekomen.

REVA vzw staat niet in voor handelingen, gedragingen, overtredingen van en/of schade veroorzaakt door exposanten, derden of bezoekers. Deze personen zijn geen hulppersonen van REVA vzw.

De exposanten zijn verplicht toe te treden tot de verzekering van ‘nagel tot nagel’ en de verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid van de exposanten, die werden afgesloten door Flanders Expo/Easyfairs en als een geheel worden aangeboden. Easyfairs noch REVA vzw treden op als medeverzekeraar. Op eerste verzoek kan de exposant een kopie ontvangen van deze verzekeringspolissen.

Wie geen gebruik wenst te maken van de door Easyfairs aangeboden verzekeringsdekkingen, dient het optierecht hiertoe te activeren overeenkomstig de voorwaarden die door Easyfairs worden bepaald.

De exposant is verplicht zijn eigen personeel, vrijwilligers, aangestelden, onderaannemers of andere hulppersonen te verzekeren voor arbeidsongevallen en elke wettelijk verplichte verzekering. De exposant verklaart dat hij voldoende verzekerd is voor alle mogelijke schade die hij kan lijden of veroorzaken op of naar aanleiding van de beurs. Hij ziet af van alle verhaal tegenover Flanders Expo/Easyfairs, REVA vzw en andere huurders of bezoekers van het gebouw voor gelijk welke schade, brand, ontvreemding, of welk verlies en/of waardevermindering aan zaken die aan hem of aan derden toebehoren, en aan goederen en tentoongestelde materialen die zich in het gebouw bevinden.

15. PUBLICITEIT

Het is verboden om zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van REVA vzw:

• Monsters of drukwerken uit te delen buiten de stand of op gemeenschappelijke locaties zoals terrassen, inkomruimte, gangen, sanitair, parking …;
• Luidruchtige of andere demonstraties te houden om de klant te lokken, op welke wijze ook, en eender welke reclame te voeren die de deelnemers in de nabijgelegen standplaatsen zou kunnen storen. Exposanten die op hun stand een attractie willen organiseren waar publiek naar komt kijken, moeten dit eerst aanvragen aan REVA vzw. Alle eventuele bijhorende extra taksen of kosten (bijv. SABAM …) zijn volledig voor rekening van de exposant;
• Schilderwerken, publicitaire slogans, projecties, affiches of andere publiciteit aan te brengen op de binnen- of buitenmuren en vloeren van het gebouw;
• Voorwerpen te plaatsen buiten de omtrek van de gehuurde standplaats;
• Publiciteit op de parking te plaatsen.

Overtredingen zullen aanleiding geven tot het innen van een schadevergoeding aan 100 EURO per inbreuk. De kosten voor het verwijderen en/of het herstellen van eventuele schade zullen eveneens aangerekend worden.

16. VERKOOP EN CATERING

REVA is een informatiebeurs. De nadruk van elke exposant moet liggen op het verstrekken van informatie. Exposanten mogen in beperkte mate producten rechtstreeks op hun stand verkopen, op voorwaarde dat zij beschikken over een vlot bereikbare dienst na verkoop met persoonlijk contact op een fysiek adres in de Benelux. De maximale verkoopprijs per product bedraagt 120 EURO incl. alle taksen en toeslagen. Deze prijs dient vast en duidelijk zichtbaar op de stand geafficheerd te zijn. Enkel afrekening in EURO is toegelaten. Geen enkele commerciële activiteit buiten de eigen stand is toegelaten.

De verkoop van drank, eetwaren en medicatie is steeds verboden.

17. VERGUNNINGEN EN INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

De exposant garandeert aan REVA vzw dat hij voor elk product of dienst die hij aanbiedt op de beurs, en voor alle informatie en beeldmateriaal, onder welke vorm ook, die hij gebruikt of aanlevert, beschikt over alle nodige vergunningen, toestemmingen en intellectuele eigendoms- of gebruiksrechten en is hier hoofdelijk aansprakelijk voor. Hij verleent aan REVA vzw alle vereiste toestemmingen en rechten om publiciteit te voeren voor de goederen en diensten die op de beurs aanwezig zijn of waarover in het kader van de beurs over wordt gecommuniceerd, ongeacht het gebruikte kanaal.

Wanneer blijkt dat een inbreuk wordt gemaakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden, dan zal de exposant, op zijn kosten en in overleg met REVA vzw, onder meer, naar keuze van REVA vzw:

• Alle schadeclaims en eventuele bijkomende juridische of andere kosten van REVA vzw volledig vergoeden;
• De betrokken goederen vervangen door gelijkwaardige goederen met dezelfde gebruiksmogelijkheden;
• De noodzakelijke rechten of licenties verwerven om een correct gebruik van de goederen mogelijk te maken; of
• De goederen wijzigen op een manier die de inbreuk opheft, met behoud van de overeengekomen gebruiksmogelijkheden.

Ingeval van hoogdringendheid, heeft REVA vzw het recht om gelijkwaardige goederen met dezelfde gebruiksmogelijkheden te laten leveren door derden en dit volledig op kosten van de exposant.

18. CONTRACTUELE TEKORTKOMINGEN EN VRIJWARINGSPLICHT

18.1. Contractuele tekortkomingen:

Elke inbreuk van de inschrijver/exposant op deze algemene voorwaarden of op andere tussen partijen gemaakte afspraken wordt beschouwd als een contractuele wanprestatie. Wanneer REVA vzw een tekortkoming vaststelt, brengt zij de exposant hiervan op de hoogte. De exposant beschikt vervolgens over een termijn van vijf (5) werkdagen om de tekortkoming recht te zetten.

18.2. Reactie van de exposant:

De exposant kan zijn verweermiddelen laten gelden via aangetekende brief binnen dezelfde termijn van vijf (5) werkdagen, te rekenen vanaf de datum van de melding van de tekortkoming. In deze brief dient de exposant concrete voorstellen te doen om de tekortkoming recht te zetten. Indien geen reactie wordt ontvangen binnen deze termijn, wordt dit beschouwd als een erkenning van de vastgestelde tekortkomingen.

18.3. Ontbinding en schadevergoeding:

Als de exposant de tekortkoming niet binnen de gestelde termijn herstelt, is REVA vzw gerechtigd de overeenkomst van rechtswege als ontbonden te beschouwen, zonder voorafgaande rechterlijke machtiging. In dat geval is de exposant, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een forfaitaire schadevergoeding van 2.000 EURO verschuldigd aan REVA vzw, onverminderd het recht van REVA vzw om haar werkelijke schade te bewijzen en door te rekenen. Het betaalde inschrijvingsgeld blijft definitief verworven door REVA vzw. Ontbinding heeft tot gevolg dat de exposant de toegang tot de beurs verliest, zonder enig recht op schadevergoeding.

18.4. Onmiddellijke ontbinding bij gevaar:

REVA vzw kan de overeenkomst onmiddellijk ontbinden en de exposant met onmiddellijke ingang van de beurs (laten) verwijderen, zonder voorafgaande ingebrekestelling of naleving van bovenvermelde termijnen, wanneer de exposant:

• De veiligheid of gezondheid van derden (waaronder, maar niet beperkt tot, andere exposanten en bezoekers) in het gedrang brengt of kan brengen; of
• Wanneer de exposant inbreuken pleegt zoals bedoeld in artikel 9 of andere veiligheids- of verplichtingsbepalingen.

Alle kosten voor het verwijderen van de exposant vallen volledig ten laste van de exposant.

18.5. Schadevergoeding bij verwijdering:

In elk geval geeft verwijdering van de exposant tijdens de opbouw, de beursdagen of de afbouw aanleiding tot een forfaitaire schadevergoeding van 2.000 EURO, verschuldigd van rechtswege en zonder ingebrekestelling, onverminderd het recht van REVA vzw om haar werkelijke schade te bewijzen en door te rekenen.

18.6. Vrijwaringsplicht:

De exposant verbindt zich ertoe REVA vzw op eerste verzoek volledig te vrijwaren voor elke aansprakelijkheid, schade, boete, verlies of kost die REVA vzw zou lijden ten gevolge van:

• Vorderingen van derden met betrekking tot de door de exposant onderhandelde, afgesloten of uitgevoerde overeenkomst;
• Inbreuken op vergunningsrechten, intellectuele eigendomsrechten, copyrightrechten of andere rechten van derden.

18.7. Kosten van verdediging:

De exposant is ten aanzien van REVA vzw in elk geval gehouden tot het betalen van alle kosten die REVA vzw nodig acht om zich te verdedigen, alsook van alle schade die REVA vzw oploopt ingevolge de met de exposant onderhandelde of afgesloten overeenkomst.

19. ONVOORZIENBARE OMSTANDIGHEDEN

Omstandigheden die op het moment van de inschrijving van de exposant redelijkerwijze onvoorzienbaar waren en onvermijdbaar zijn, en die de uitvoering van de overeenkomst financieel of anderszins zwaarder of moeilijker zouden maken dan normaal voorzien is, zullen worden beschouwd als gevallen van overmacht. Zij geven het recht aan REVA vzw om de herziening of ontbinding van de overeenkomst te vragen.

Worden als dergelijke onvoorzienbare omstandigheden/overmacht beschouwd, zonder dat deze lijst evenwel beperkend is: schriftelijk verbod of advies door een legitieme overheid, stakingen, bedrijfsblokkades, epidemieën, slechte weersomstandigheden en natuurrampen, brand, terroristische of andere aanslag of dreiging tot oorlog, aanslag, bommelding, enz.

Als door overmacht of onvoorzienbare omstandigheden de beurs niet kan plaatsvinden kunnen de exposanten geen aanspraak maken op terugbetaling of schadevergoeding ten laste van REVA vzw. De betaalde inschrijvingsgelden zullen na aftrek van alle ondernomen uitgaven en werkingskosten, wel verdeeld worden onder de exposanten, pro rata van de door ieder gestorte sommen. REVA vzw bepaalt de toerekenbare kosten autonoom en zonder verplichting tot individuele verantwoording aan de exposanten.

Als door overmacht of onvoorzienbare omstandigheden de datum van de opening of sluiting zou wijzigen, zelfs indien het aantal beursdagen wijzigt, kunnen de exposanten geen aanspraak maken op terugbetaling of schadevergoeding ten laste van REVA vzw.

Een exposant kan nooit overmacht inroepen wegens voorraadtekort (ongeacht de reden), wegens contractbreuk door een van zijn leveranciers of wegens wettelijke of administratieve beperkingen die hem zijn opgelegd. Voor alle andere gevallen komen partijen overeen dat de Raad van Bestuur van REVA vzw oordeelt of en in welke mate een gemotiveerde aanvraag voor overmacht toegestaan wordt. Deze beslissing is bindend.

20. GDPR

REVA vzw en de exposant verwerken elkaars identiteits- en contactgegevens, evenals deze van of ten aanzien van hun personeel, medewerkers, aangestelden, andere nuttige contactpersonen en hulppersonen.

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van leveranciers/hulppersonen, het nakomen van wettelijke verplichtingen en de administratieve afhandeling van dossiers.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of het gerechtvaardigd belang van de relevante partij.

Partijen verbinden zich ertoe om deze persoonsgegevens eerlijk te verwerken, alleen met het oog op de voormelde doeleinden, alsook met de grootst mogelijke discretie, en dit in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Zij zullen deze persoonsgegevens alleen doorgeven aan verwerkers, ontvangers en/of derden voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de voormelde doeleinden voor de verwerking. Ze zullen ertoe instaan dat alle gegevens zo goed als technisch mogelijk worden beschermd. Elke schending of inbreuk op deze gegevens/verplichtingen dient onmiddellijk te worden gemeld aan de andere partij.

Elke partij heeft kennis van zijn rechten op inzage, verbetering, uitwissing en bezwaar.

De volledige privacyverklaring van REVA vzw is te consulteren via de website https://reva.be/privacy/. De inschrijver/exposant verklaart op de hoogte te zijn van het privacybeleid.

21. SLOTBEPALINGEN

De bepalingen vermeld in alle geldende en toepasselijke reglementeringen van Flanders Expo/Easyfairs, zijn integraal van toepassing op de exposanten. Elke exposant verbindt zich ertoe zich rechtstreeks te bevragen bij Flanders Expo/Easyfairs m.b.t. de door hen gestelde voorwaarden, voorschriften, aansluitingen, verzekeringen, inlichtingen, … enz. en zich daaraan te conformeren.

De eventuele nietigheid van één of meerdere van de bepalingen, of een deel van een bepaling, in dit reglement doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van de overige bepalingen en/of de rest van de bepaling. REVA vzw is gerechtigd om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het best aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.

22. BETWISTINGEN

Gevallen en geschillen niet voorzien in huidig reglement worden beoordeeld in het licht van de ideologie en algemene werkwijze van REVA vzw. Partijen komen overeen dat de Raad van Bestuur van REVA vzw in dergelijke gevallen gemachtigd is om beslissingen te nemen. Bij gebrek aan akkoord met de beslissing van de Raad van Bestuur van REVA vzw heeft de exposant de mogelijkheid zich te wenden tot de bevoegde rechtbank.

Op dit reglement, op alle documenten van REVA vzw, en op alle geschillen betreffende de interpretatie en uitvoering van dit reglement en de overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen tussen partijen zullen bij uitsluiting in het Nederlands worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechtbanken en hoven van het arrondissement Gent. In voorkomend geval kan voorrang gegeven worden aan bemiddeling om een geschil te beslechten.